Year End Party được xem là một sự kiện có ý nghĩa đặc biệt không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Các khâu thực hiện luôn được yêu cầu phải đầu tư và chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt. Vì vậy, bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ “trình làng” giúp bạn một mẫu kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm từ A đến Z để sự kiện được thực hiện một cách hoàn hảo nhất!
Bước 1: Xác định mục tiêu và cách xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm
Đối với bất kỳ bản kế hoạch nào thì bước xác định mục đích luôn là khởi đầu quan trọng nhất. Việc xác định được các mục đích cụ thể sẽ chương trình đi đúng hướng để đạt được những kết quả như mong muốn. Một số mục đích chính của các doanh nghiệp khi tổ chức tiệc cuối năm có thể là:
- Tổng kết năm và tri ân cán bộ nhân viên
- Tri ân khách hàng, đối tác
- Định hướng phát triển cho năm tiếp theo
- Liên hoan, gặp gỡ dịp cuối năm
Bước 2: Xác định đối tượng khách mời
Việc xác định đối tượng và lên danh sách khách mời sẽ giúp cho các hạng mục công việc cần chuẩn bị tiếp theo cho sự kiện được dự trù chính xác và phù hợp nhất có thể. Danh sách khách mời sẽ quyết định quy mô sự kiện, ảnh hưởng đến việc xác định thời gian và lựa chọn địa điểm. Cũng như một phần gián tiếp tác động đến việc ra quyết định chốt concept cho sự kiện.
Vì vậy phần việc lên danh sách khách mời này cần được thực hiện một cách chỉnh chu để khung chương trình được dựng chính xác nhất, tránh dẫn đến tình trạng khó kiểm soát hoặc dự trù ngân sách bị thiếu hụt
Danh sách khách mời có thể được chọn lọc từ các đối tượng sau:
- Cán bộ nhân viên (bao gồm cả người thân của họ)
- Khách hàng thân thiết
- Đối tác
- Các cơ quan truyền thông báo chí
Danh sách khách mời nên được thống kê thông tin chi tiết về:
- Họ tên
- Phân loại đối tượng (nhân viên, khách hàng, đối tác, nhân sự đơn vị truyền thông,…)
- Chức vụ, bộ phận
- Thông tin liên hệ
Bước 3: Hình thành chủ đề, ý tưởng của kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm
Concept hay chủ đề sự kiện là công cụ truyền tải thông điệp hiệu quả nhất. Vì vậy chủ đề của sự kiện được chọn nên là chủ đề gắn liền với văn hoá và hình ảnh công ty. Thể hiện được tính cách thương hiệu, điểm thu hút và sự khác biệt của doanh nghiệp. Nhất là khi các format sự kiện ngày nay chỉ quanh đi quẩn lại một khung chương trình quen thuộc.
Bước 4: Xác định thời gian khi xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm
Thời gian diễn ra sự kiện nên là dịp cuối tuần trước thời điểm nghỉ tết. Vì cận tết là lúc ai cũng bận rộn chuyện tập thể lẫn cá nhân. Nhằm tạo điều kiện tham gia cho tất cả các khách mời cũng như hạn chế rủi ro “cháy địa điểm” có thể xảy ra mà không lường trước được. Kế hoạch tổ chức nên có nhiều phương án về các mốc thời gian để có thể linh hoạt xử lý một cách chuyên nghiệp nhất.
Bước 5: Lựa chọn địa điểm
Căn cứ theo quy mô và chủ đề sự kiện để đưa đến quyết định lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp nhất. Cũng như việc xác định thời điểm tổ chức, lựa chọn địa điểm cũng nên dự trù các phương án thích hợp để có thể linh động thay đổi.
Bước 6: Xây dựng kịch bản chương trình
Nội dung kịch bản chương trình sẽ phụ thuộc vào các nhánh ý tưởng chi tiết của phần concept chung. Các hạng mục phải có trong một bữa tiệc cuối năm bao gồm:
- Báo cáo tổng kết
- Vinh danh cá nhân/ phòng ban có thành tích tốt
- Phát biểu cảm nghĩ của ban lãnh đạo và đại diện các phòng ban
- Chụp ảnh lưu niệm
Và một số hạng mục bổ sung vào mẫu kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm có thể là:
- Bốc thăm trúng thưởng
- Văn nghệ
- Trò chơi sân khấu
- Chuyên mục góp vui “bắt buộc” của từng cá nhân hoặc tập thể
Bước 7: Dự trù ngân sách tổ chức
Và bước cuối vô cùng quan trọng đó là dự trù ngân sách tổ chức. Các hạng mục cần phải chi tiền trong chương trình bao gồm:
- Thuê địa điểm, đặc tiệc
- Thuê các thiết bị âm thanh, ánh sáng, set up sân khấu
- Team media quay phim, chụp hình
- Thiết kế, in ấn thiệp, backdrop, phụ kiện trang trí
- Nhân sự hỗ trợ sự kiện
- Chi phí cho phương tiện đi lại, vận chuyển
- -Chi phí chuẩn bị cho mục khen thưởng
- Dự trù chi phí phát sinh
Dựa vào các hạng mục cơ bản phải có như trên, và tuỳ theo khung chương trình cũng như việc xây dựng các hạng mục thực hiện của công ty. Bạn có thể cân nhắc điều chỉnh và dự trù ngân sách sao cho phù hợp nhất.
Trên đây là toàn bộ các bước xây dựng, mẫu kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm chuẩn không cần chỉnh, đầy đủ từ A đến Z phù hợp cho tất cả các hình thức sự kiện của doanh nghiệp. Với các bước thực hiện như trên, chúc bạn và doanh nghiệp thực hiện một sự kiện cuối năm thành công! Hãy liên hệ với TSK MEDIA theo số … để được hỗ trợ trọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện cuối năm hoàn hảo bạn nhé!
Thông tin liên hệ
Địa chỉ: Lô 25, Khu B2-95, Nam Hoà Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng.
Điện thoại: 0931 99 99 29 (Mr. Thiện)
Email: info@tskmediadn.com
Website: www.tskmediadn.com
