Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cuối năm, luôn là hạng mục công việc tốn nhiều thời gian nhất trong một bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho doanh nghiệp. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng trong việc tìm hiểu và quyết định lựa chọn thì có thể sẽ dẫn tới khá nhiều rắc rối cho các bước thực hiện tiếp theo. Vì vậy TSK MEDIA hôm nay sẽ giúp bạn “check” lại 20+ câu hỏi nhất định phải hỏi khi tìm hiểu thông tin về địa điểm tố chức sự kiện cuối năm nhé!
Thông tin cơ bản
Những thông tin cơ bản dưới đây là sẽ là nền tảng để bạn xem xét về tính phù hợp và thực thi sự kiện đối với mỗi địa điểm:
1. Thông tin liên hệ của người phụ trách quản lý dịch vụ cho thuê sảnh tiệc
2. Feedback của khách hàng đã sử dụng dịch vụ trước đó
3. Giao thông tại khu vực địa điểm có thuận lợi cho việc đi lại và vận chuyển không?
4. Lịch trống sảnh của địa điểm
Khảo sát thực tế
Để tìm được một địa điểm phù hợp ưng ý nhất, bạn không thể chỉ tìm tiếm thông tin trên mạng và đưa lựa chọn đó vào bản kế hoạch một cách chủ quan được. Điều này rất dễ dẫn tới việc khó nắm bắt hết cũng như hình dung được thực tế về không gian, dịch vụ, phong cách, cách bài trí tiệc,… Ngoài ra, các hình ảnh không chụp nhiều góc không thể hình dung được tổng thể và đánh giá bao quát được. Vì vậy việc đi đến địa điểm để khảo sát và được hỗ trợ tư vấn trực tiếp là vô cùng quan trọng. Các câu hỏi phải có thông tin chính xác bao gồm:
5. Sức chứa của sảnh tiệc
6. Khu vực ngoài trời (nếu bạn muốn cân nhắc phương án tổ chức sự kiện cuối năm ngoài trời)
7. Bãi đổ xe cho các hình thức phương tiện
8. Phong cách của địa điểm có phù hợp với concept chương trình không?
9. Trang thiết bị của sảnh tiệc được cung cấp bởi đơn vị phục vụ
10. Các cơ sở vật chất cần thiết như bục sân khấu, khu vực lễ tân, bàn tiệc, nguồn điện
11. Hạng mục nào được cung cấp sẵn và hạng mục nào phải chi trả để sử dụng?
12. Những điểm ấn tượng chính có thể kết hợp được với dàn ý tưởng chương trình của bạn
13. An toàn vệ sinh thực phẩm (tiệc cuối năm luôn có phần đặc tiệc liên hoan gần gũi giữa các thành viên trong công ty )
14. Cung cách phục vụ của nhân sự hỗ trợ sự kiện
15. Kiểm tra kích thước sảnh tiệc để sử dụng backdrop cũng như các phụ kiện phù hợp
16. Các lưu ý bắt buộc của địa điểm, ví dụ như:
- Quy định về việc mang thức ngoài vào sảnh tiệc
- Sử dụng đồ uống có cồn
- Tính chất của sự kiện (quá ồn ào hoặc gây mất trật tự)
Dịch vụ giải trí
Các dịch vụ giải trí đối với một sự kiện cuối năm ấn tượng là không thể thiểu, bạn có thể tìm hiểu thêm về các dịch vụ cung cấp kèm theo dưới đây khi lựa chọn một địa điểm để tổ chức:
17. Các dịch vụ giải trí có được cung cấp không?
- Bể bơi
- Team building
- Boardgame
Chi phí sử dụng dịch vụ
Các báo giá được gửi tham khảo thường là dựa trên bảng thống kê các dịch vụ cơ bản nhất mà chưa có sự điều chỉnh theo nhu cầu thích hợp. Vì vậy việc hỏi sâu và kiểm tra checklist các hạng mục chi phí đã được cân đối theo phương án thực hiện là rất cần thiết. Dưới đây là một số thông tin nên có trước khi đưa ra quyết định lựa chọn một địa điểm:
18. Phí thuê địa điểm theo ngày/ theo giờ
19. Các dịch vụ đi kèm có tính phí (nhân viên phục vụ, giữ xe, hỗ trợ trang thiết bị, …)
20. Checklist chi tiết các hạng mục chi phí tối thiểu chưa bao gồm VAT
Một số thông tin bổ sung
Các thông tin bổ sung cần tìm hiểu kỹ hơn nếu địa điểm đó có khả năng phù hợp nhất đối với sự kiện của bạn:
21. Tìm hiểu các khung giờ cao điểm, những ngày khó thuê dịch vụ của địa điểm
22. Những đối tác dịch vụ đi kèm trong gói sự kiện của địa điểm nếu bạn chưa có thông tin
23. Những điều kiện cụ thể nếu doanh nghiệp bạn muốn thay đổi những yếu tố chính của địa điểm như mở rộng quy mô, thay đổi phong cách,…
Một số lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức buổi tiệc
- Địa điểm nên có vị trí dễ tìm dễ thấy để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các khách mời có thể tham gia đầy đủ.
- Bố cục tổng thể và không gian sảnh tiệc nên có tính phù hợp với concept đã lên trong kế hoạch nhằm thể hiện rõ nhất thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải.
- Bài trí không gian nên đầy đủ các khu vực quan trọng. Như sân khấu, bàn chào và khu vực dành cho các thiết bị âm thanh ánh sáng.
- Sức chứa thoải mái cho danh sách khách mời đã dự trù. Tránh trường hợp khu vực sảnh tiệc quá o ép tạo không khí không thoải mái cho người tham dự.
Trên đây là các lưu ý vô cùng chi tiết khi lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện cuối năm của công ty mà TSK MEDIA muốn chia sẻ đến bạn. Hi vọng bài viết trên sẽ góp phần giúp bạn xây dựng được một kế hoạch chỉnh chu. Nếu bạn đang cần tìm kiếm một đơn vị cộng tác cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cuối năm trọn gói uy tín và chuyên nghiệp. Hãy đừng ngần ngại mà liên hệ ngay với chúng tôi theo số 0931 9999 29 để được tư vấn và trải nghiệm chất lượng dịch vụ tổ chức tiệc cuối năm khác biệt!
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: Lô 25, Khu B2-95, Nam Hoà Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0931 99 99 29 (Mr. Thiện)
- Email: info@tskmediadn.com
- Website: www.tskmediadn.com
