4 lưu ý quan trọng khi lên kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm

Với xu hướng phát triển bền vững nhờ chú trọng yếu tố con người như hiện nay. Hầu hết các doanh nghiệp đều đầu tư cho mình một môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả thay vì cứng nhắc sáng đến tối về như ngày trước. Vì vậy nhu cầu tổ chức các hoạt động nội bộ như tiệc tri ân, tất niên, liên hoan cuối năm ngày càng tăng và đa dạng hình thức hơn. Tuy nhiên để lập kế hoạch tổ chức tiệc liên hoan cuối năm thật chuyên nghiệp cần có một số lưu ý sau, cùng TSK Media tìm hiểu nhé!

1. Lập kế hoạch tổ chức tiệc liên hoan cuối năm sớm

Bất cứ sự kiện nào được tổ chức cũng phải thông qua phát thảo kế hoạch trước. Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện liên hoan cuối năm sớm là điều lưu ý đặc biệt nhất và nhất định phải có khi muốn tổ chức một sự kiện cho tập thể như tiệc cuối năm, tổng kết quý, giáng sinh, gala…

Phải xác định về mục tiêu sự kiện. Các công việc chuẩn bị concept, cách bài trí, thời điểm, số lượng khách mời, các khâu hậu cần liên quan phải cụ thể. Để kế hoạch được hoạch định chi tiết và rõ ràng hơn. Một sự kiện có kế hoạch rõ ràng, được sắp xếp hợp lý và hiệu quả sẽ là một sự kiện chuyên nghiệp.

2. Ý tưởng, chủ đề phù hợp với đối tượng khách mời

Để có thể làm chủ được bữa tiệc, việc thống nhất một ý tưởng, chủ đề chung cho sự kiện là điều vô cùng cần thiết. Việc “trung cầu ý dân” sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong khâu này. Ý tưởng thực hiện phải phù hợp với đại đa số thành phần tham dự. Nên dựa vào độ tuổi và tiêu chí thích hợp nhất để đưa ra những ý tưởng về chủ đề sự kiện. Chúng tôi có một số gợi ý mà bạn có thể tham khảo như sau:

  • Người trẻ trong độ từ 22 tuổi – dưới 30. Họ là những thành phần tạo bầu không khí cho doanh nghiệp. Là những người nhiệt huyết, năng nổ, sẵn sàng hoạt náo bất cứ lúc nào. Chủ đề thích hợp là những chủ đề mang lại sự trẻ trung, mới lạ, thoải mái trên tinh thần học hỏi mà mưu cầu lẫn nhau.
  • Người trung niên trong độ trên 30 đến dưới 40 tuổi. Vào tầm tuổi này đa số đã có sự điềm tĩnh và đứng đắn nhất định. Vì vậy điều mà họ cần chính là một sự kiện mang tính hình thức, phải trọn vẹn từ nội dung đến tính chất bữa tiệc.
  • Người lớn tuổi trong độ hơn 40. Họ đã đứng tuổi và không còn thấy hứng thú với những sự ồn ào nữa. Vì vậy, một bữa tiệc ấm cúng và sum vầy chính là sự lựa chọn hoàn hảo.

3. Sắp xếp hệ thống hạng mục phù hợp

Các hạng mục trong sự kiện phải có sự hợp lý, có đầu có đuôi, đầy đủ và trọn vẹn. Trước khi tổ chức tiệc liên hoan cuối năm, nên trưng cầu ý kiến của toàn thể nội bộ để đưa đến quyết định khung chương trình cuối cùng sao cho hợp lý nhất. Kế hoạch phải súc tích và “có kết quả”. Tránh việc dài dòng, gây nhàm chán cho bữa tiệc. Chương trình tổ chức tiệc liên hoan cuối năm thường sẽ bao gồm 3 nội dung chính:

  • Tổng kết thành tích.
  • Khen thưởng, khích lệ cho sự cống hiến của đội ngũ nhân sự.
  • Các hoạt động giải trí tạo không khí cho bữa tiệc.

Các hạng mục cần thiết cần quan tâm khác có thể về các khâu chuẩn bị sơ bộ. Như hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bàn tiệc, nhân sự,… Đây là những hạng mục mà bất kì sự kiện nào cũng phải có.

Có thể dựa vào hình thức tổ chức tiệc liên hoan cuối năm để cân nhắc về các hạng mục:

  • Tiệc đứng: Phải lưu ý về mẫu bàn, cách bài trí bàn ghế, vị trí sân khấu hợp lý, thuận lợi cho sự di chuyển linh hoạt trong bữa tiệc.
  • Tiệc kiểu Âu thì nên chú trọng đến hình thức của nhân sự. Về các yếu tố âm nhạc, văn nghệ là điều quan trọng của hình thức tiệc này.

4. Ngân sách – Yếu tổ quan trọng trong kế hoạch tổ chức tiệc liên hoan cuối năm

Vấn đề về tài chính là một vấn đề mang tính quyết định nhất trong khâu tổ chức sự kiện. Đặc biệt là tổ chức tiệc liên hoan cuối năm sẽ bao gồm từ phần hình thức lễ, tiệc tùng ăn uống, khen thưởng vật chất,… Vì vậy ngân quỹ cho một sự kiện như thế sẽ khá lớn, nên chuẩn bị trước trong vài tháng, dự chi ngân sách chặt chẽ. Để tránh bị lạm phát hay bể kế hoạch vì những vấn đề không lường trước.

Các khoản dự chi ước chừng chẳng hạn:

  • Số lượng khách mời.
  • Số mâm tiệc.
  • Địa điểm tổ chức.
  • Khoản chi ngân sách khen thưởng.
  • Chất lượng các hạng mục giải trí ngoài lề.

Ngoài các khoản có thể dự tính trên, doanh nghiệp nên dự trù một khoản chi phí cho những việc phát sinh khách quan.

Đây cũng chính là những lí do mà doanh nghiệp bạn cần phải thuê một đơn vị chuyên nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện. Vì ngoài những việc lên kế hoạch, kiểm soát nhân sự, hậu cần, tài chính môt cách chặt chẽ. Thì việc hợp tác với một đơn vị uy tín sẽ cung cấp cho doanh nghiệp bạn một lộ trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và tối ưu nhất.

Trên đây là một số lưu ý mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi tổ chức tiệc liên hoan cuối năm. Để có thể cân nhắc chủ động trong mọi trường hợp. Từ đó cân đối các khâu thực hiện, các khoản thu chi. Đảm bảo được tính trọn vẹn và chuyên nghiệp của một chương trình. Chúc bạn thành công!

url Hotline: 0931 999 929
Gọi ngay
TSK Media
Facebook Chat
url Zalo Chat
Zalo Chat