Hạng mục dự trù ngân sách, quản lý chi phí đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong việc “tiếp nhiên liệu” cho sự kiện được chạy mượt mà hơn. Để tổ chức 1 sự kiện được suôn sẻ và thành công, TSKMEDIA với kinh nghiệm quản lý thực thi hơn 500 sự kiện lớn nhỏ sẽ giúp bạn liệt kê 5 loại chi phí nên được chú trọng nhất. Nếu bạn vẫn đang còn đau đầu chưa biết cách hạch toán các chi phí thì hãy xem qua bài viết dưới đây nhé!
1. Chi phí thuê địa điểm
Chi phí thuê địa điểm để tổ chức 1 sự kiện là hạng mục đầu tiên cần được chú trọng nhất. Một địa điểm phù hợp và “nhiều đất diễn” cho sự kiện cuối năm góp phần không nhỏ trong việc truyền tải đúng thông điệp của doanh nghiệp. Vì vậy chi phí thuê hội trường, sảnh tiệc, sân khấu sẽ là hạng mục chiếm phần lớn trong bản kế hoạch sự kiện của bạn. Có thể lấy mất 20% khoảng ngân sách cũng nên!
Nếu bản kế hoạch được chuẩn bị từ trước 2 đến 3 tháng. Thì phần chi phí này có thể được tiết kiệm kha khá đấy! Hơn nữa nếu “tranh” trước mùa cao điểm. Bạn hoàn toàn có thể chọn được vị trí đẹp, giá tốt, và dễ kiểm soát các vấn đề phát sinh.
2. Chi phí đặt tiệc
Một sự kiện cuối năm chắc chắn sẽ không thể thiếu mục liên hoan, ăn uống tiệc tùng. Phần chi phí này khá dễ kiểm soát dựa theo danh sách khách mời đã lên chi tiết trước đó.
Nếu sự kiện cuối năm của công ty bạn không chỉ là một bữa tiệc thân mật giữa các thành viên. Mà còn có sự tham gia của khách hàng, đối tác quan trọng. Thì các suất tiệc trong thực đơn phải luôn được đảm bảo về chất lượng. An toàn và phù hợp với đối tượng khách mời.
Thông thường hạng mục chi phí này sẽ chiếm vào khoảng 40 – 50% ngân sách đề xuất.
3. Chi phí cho các thiết bị
Thiết bị âm thanh, ánh sáng ảnh hưởng đến mức độ trải nghiệm của khách mời. Là yếu tố quan trọng không chỉ với sự kiện cuối năm mà bất kỳ sự kiện nào cũng vậy. Là công cụ góp phần làm nổi bật concept của sự kiện.
Dàn thiết bị này nên đầu tư vào các đơn vị cung cấp sản phẩm chất lượng cao. Để đảm bảo sự kiện có thể diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất. Các thiết bị về âm thanh ánh sáng bạn có thể tham khảo cơ bản bao gồm
- Loa sân khấu
- Đèn màu sân khấu
- Micro có dây/ không dây
- Hệ thống xử lý các vấn đề lỗi tín hiệu
- Laptop
- Tủ điện
- Dây tín hiệu
- Giàn treo loa
Và các thiết bị phục vụ cho các hoạt động giải trí khác nhau. Tuỳ theo khung chương trình dựa vào kịch bản. Chi phí thường sẽ dưới 10 triệu nếu quy mô sự kiện không quá 500 khách mời.
4. Chi phí nhân sự sự kiện
Chi phí này phụ thuộc vào mức độ chịu chi và đầu tư cho sự chuyên nghiệp của sự kiện. Để tiết kiệm khoảng chi cho hạng mục này. Doanh nghiệp có thể sử dụng chính đội ngũ nhân viên trong nội bộ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng, vận động các team cộng tác viên, tình nguyện viên thuộc doanh nghiệp hoặc thuộc các dự án thời vụ. Việc xây dựng một đội cộng tác viên giúp doanh nghiệp hạn chế được thời gian tìm thuê dịch vụ. Từ đó có thể tiết kiệm được một phần chi phí thực hiện chương trình.
Trong trường hợp không thể sử dụng nhân sự của công ty. Hoặc công ty không đủ nguồn lực để đảm nhận các phần việc liên quan đến sự kiện. Thì bạn có thể sử dụng dịch vụ này hoặc dịch vụ trọn gói từ các đơn vị tổ chức sự kiện. Để tiệc cuối năm được tổ chức một cách chuyên nghiệp nhất.
5. Chi phí quản lý tổ chức
Đây là chi phí được dự trù để kiểm soát được toàn bộ quá trình trước, trong và sau sự kiện. Đây là hạng mục ngân sách được đề xuất để sử dụng trong các trường hợp khắc phục những sự cố hoặc các vấn đề phát sinh. Chi phí quản lý tổ chức được dự trù một khoảng riêng. Nhằm tránh ảnh hưởng đến các hạng mục công việc trong sự kiện, gây khó khăn cho quá trình báo cáo sau sự kiện. Phần chi phí này có thể chiếm từ 3 – 7% ngân sách. Tuỳ theo quy mô và tính chất của hình thức sự kiện mà doanh nghiệp bạn lựa chọn.
Để hạn chế tối đa nhất các vấn đề phát sinh và thu hẹp được phần chi phí quản lý này, doanh nghiệp có thể đảm bảo một số vấn đề như sau:
- Chi tiêu hợp lý, điều chỉnh và cân đối theo ngân sách được đề xuất ban đầu.
- Nhân sự quản lý sự kiện sao kê và hạch toán chi phí một cách trung thực và đầy đủ các hạng mục cần chi.
- Dự trù khả năng và tỉ lệ chênh lệch giữa bản kế hoạch và thực tế.
Trên đây là “checklist” các loại chi phí quan trọng khi tổ chức 1 sự kiện cuối năm mà bạn phải nắm để có thể xây dựng được kế hoạch chạy chương trình mượn mà và chặt chẽ. Nếu bạn vẫn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói thì hãy đừng ngần ngại nhấc máy gọi cho chúng tôi theo số 0931 999 929 TSKMEDIA sẵn sàng hỗ trợ tư vấn các dịch vụ sự kiện cuối năm trọn gói từ A – Z bất cứ khi nào bạn cần!
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: Lô 25, Khu B2-95, Nam Hoà Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0931 99 99 29 (Mr. Thiện)
- Email: info@tskmediadn.com
- Website: www.tskmediadn.com
