Events nói chung, chính là các sự kiện diễn ra hằng năm trong các dịp lễ hoặc mục đích quan trọng. Dù Covid đang diễn ra ở khắp nơi, nhưng các sự kiện – events là hoạt động không thể thay thế nếu muốn mở rộng quy mô, danh tiếng hoặc marketing cho cá nhân và doanh nghiệp. Vì vậy, nếu có ý định tổ chức sự kiện hậu Covid bạn có thể tìm hiểu về nó ngay bây giờ. Bài viết ngày hôm nay của chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu về dịch vụ thuê bạt sự kiện và quy trình cơ bản của tổ chức sự kiện là như thế nào nhé!
Tổ chức sự kiện là gì?
Như đã định nghĩa ở trên, sự kiện sẽ diễn ra hằng năm trong dịp đặc biệt hoặc sử dụng cho mục đích quan trọng. Sự kiện có thể phục vụ cho cá nhân hoặc tổ chức như:
- Sự kiện liên quan đến doanh nghiệp: Tiệc party cuối năm, tri ân khách hàng, lễ khai trương, lễ động thổ…
- Chương trình triển lãm, trưng bày và giới thiệu sản phẩm
- Sự kiện giải trí như concert, văn nghệ
- Sự kiện thể thao, đám cưới/ đám hỏi, đám giỗ…
- Sự kiện hội nghị, hội thảo liên quan đến sản phẩm
Tổ chức sự kiện chính là các hoạt động trước, trong và sau khi chương trình được diễn ra. Ý tưởng, thông điệp của chương trình sẽ thông qua việc tổ chức mà sẽ được truyền đạt một cách tối ưu và hiệu quả nhất.
Quy trình cơ bản khi tổ chức sự kiện
Để một sự kiện thành công cần đạt được 2 yếu tố cốt lõi – Nội dung và Cách thức tổ chức. Tại bài viết này, chúng mình sẽ tìm hiểu Tổ chức sự kiện gồm những khâu cơ bản nào nhé!
Kế hoạch cơ bản và cụ thể khi tổ chức một sự kiện sẽ được dựa trên chiến lược, ý tưởng của sự kiện. Ví dụ: Tổ chức một Talk Show về Hướng nghiệp cho sinh viên, ta sẽ chọn địa điểm là nơi tập trung đông sinh viên (Trường học). Đôi khi đó cũng có thể là nơi doanh nghiệp làm việc. Sinh viên sẽ được hướng dẫn đi theo nhóm đến hẳn công ty (field trip).
Lên timeline cho từng hoạt động của chương trình
Phân thời gian rõ ràng cho từng mục là điều chắc chắn phải làm trước khi chương trình diễn ra. Bạn nên dự trù thêm khoảng thời gian bị lệch (trước và sau) để xoay sở dễ dàng.
Phân công công việc
Việc giao cho từng cá nhân nắm từng phần của công việc sẽ giúp khâu tổ chức trơn tru. Ngoài ra còn đảm bảo khâu giao tiếp, liên hệ nhanh gọn nếu có trục trặc khi tổ chức.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Làm việc team nội bộ tham khảo các địa điểm tiềm năng. Sau đó, bạn cần thực hiện khảo sát và tiền trạm với các cơ sở.
Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng và các thiết bị cần thiết
Ở khâu này, thuê một đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian rất rất nhiều.
Dự kiến số lượng người tham dự
Việc dự kiến số lượng người tham dự sự kiện sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn trong việc đón tiếp và “chăm sóc” khách mời. Cũng như dự trù được khoản chi phí về các hạng mục liên quan đến người tham dự như thuê bàn ghế, tổ chức tiệc nhỏ,… được tốt hơn.
Ngân sách cho khâu tổ chức
Hoạch định lại tất cả các hạng mục cần chi tiền, dự trù thêm một khoản nhỏ để xử lý do những trường hợp phát sinh sẽ giúp cho sự kiện của bạn “chạy mượt mà” hơn.
Đảm bảo vấn đề an ninh
Quan tâm đến các vấn đề an ninh như chỗ gửi xe, khu vệ sinh cho người tham dự… Có thể bố trí thêm nhân sự đảm nhiệm từng khu vực để dễ dàng xử lý cho bất kỳ các trường hợp nào xảy ra.
Tại sao cần phải thuê bạt sự kiện?
Để sự kiện diễn ra tốt đẹp, bạn cần đặc biệt chú ý khâu trước khi tổ chức. Một sự kiện ngoài trời cần có không gian ổn định bất chấp điều kiện thời tiết nào, và việc thuê bạt sự kiện sẽ giúp bạn điều đó.
Ưu điểm
Bạt sự kiện hiện nay được thiết kế với kết cầu ngày càng hoàn thiện, vững chắc. Nhà bạt sự kiện giúp không gian ổn định trong điều kiện thời tiết, nhanh chóng lắp ráp và di chuyển.
Bạt sự kiện rất linh hoạt, tạo được đa dạng diện tích không gian phù hợp với quy mô chương trình mà chỉ cần ít cột chống. Bạn có thể thỏa sức sáng tạo ở khâu trang trí nhà bạt phù hợp với tính chất sự kiện.
Nhược điểm
Tuy nhiên, nhà bạt khi xây quá cao mà không có kết cấu vững thì thường không chịu được gió to. Giõ bão sẽ dễ gây mất ổn định và kém an toàn cho người tham dự. Lúc này đội ngũ cần hạ thấp chiều cao nhà bạt để ổn định kết cấu. Chi phí khi thuê bạt sự kiện cũng khá cạnh tranh với các loại thiết bị có tính năng tương tự.
Bạt sự kiện gồm những loại nào? Thuê bạt sự kiện các loại tùy theo mục đích
Để trả lời được câu hỏi nên thuê bạt sự kiện loại nào, bạn nên biết mục đích của sự kiện trước. Dưới đây là các loại bạt cùng các ưu và nhược điểm, phù hợp với từng sự kiện.
Nhà bạt không gian inox
- Được sử dụng phổ biến với các sự kiện khởi công, khánh thành, khai trương, cưới hỏi…
- Độ thẩm mỹ khi thuê bạt sự kiện này khá cao, phục vụ dễ dàng cho mục đích trang trí.
- Kết cấu khung rạp chắc chắn và an toàn cho người sử dụng
Nhà bạt gian hàng hội chợ
- Loại nhà bạt sự kiện này vì không gian nhỏ nên khá dễ dàng tháo lắp và di chuyển
- Đa dạng về kích thước, màu sắc cho người thuê chọn lựa
- Nhà bạt có khung giàn có thể ghép nối với nhau
Nhà bạt dạng rút
- Rất tiện cho việc tháo lắp vì khá đơn giản, tiết kiệm thời gian
- Chi phí hợp lý
Nhà dù
- Nhà dù được làm bằng polyester, đa số là hình tròn được thiết kế với nhiều kích thước khác nhau
- Độ cao nhà dù được tùy chỉnh phù hợp với địa hình, thường được sử dụng ở các trường học. Đây là nơi không có vật cản, tạo điều kiện cho dù được căng khá đẹp mắt.
>>> Tìm hiểu thêm về Quy trình và giá thuê nhà bạt sự kiện tại Đà Nẵng
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu được phần nào về quy trình tổ chức một sự kiện hiệu quả. Sự kiện sẽ không thể thành công nếu thiếu đi sự dẫn dắt của người đứng đầu. Sự kết hợp của team nội bộ và sự chuyên nghiệp của đội ngũ đối tác. Chúc bạn có một sự kiện như ý!
- Địa chỉ: Lô 25, Khu B2-95, Nam Hoà Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng
- Điện thoại: 0931 99 99 29 (Mr. Thiện)
- Email: info@tskmediadn.com
- Website: www.tskmediadn.com
