Các chương trình lễ khởi công có vai trò rất lớn khi bắt đầu xây dựng một dự án, công trình… Trong tâm linh, buổi lễ diễn ra sẽ mang lại may mắn, thuận lợi cho quá trình xây dựng sau này. Còn trong kinh doanh, đây là dịp xây dựng hình ảnh cũng như các mối quan hệ hợp tác lâu dài. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đòi hỏi sự hoàn hảo, chỉnh chu trong lễ khởi công này. Một đơn vị muốn tổ chức chương trình hoàn hảo phải nắm rõ được quy trình của nó. Lễ khởi công cũng vậy, nắm rõ quy trình từ đó buổi lễ mới diễn ra tốt đẹp.
Xin giấy phép tổ chức chương trình lễ khởi công
Trước khi bắt đầu chuẩn bị cho chương trình lễ khởi công. Chủ đầu tư phải được sự cho phép của cơ quan chức năng, chính quyền địa phương. Muốn được các cơ quan chức năng cấp phép cho việc xây dựng dự án. Chủ đầu tư và nhà thầu phải hiểu rõ các quy định, điều kiện trong xây dựng.
Sau khi, chủ đầu tư và nhà thầu thi công đã đảm bảo được các điều kiện để tiến hành xây dựng. Phải có thông báo và làm đơn xin phép được tổ chức lễ đến cơ quan chức năng địa phương. Việc các cơ quan thẩm quyền đồng ý cũng giúp ích rất nhiều trong quá trình diễn ra buổi lễ. Các cơ quan sẽ tạo điều kiện giúp đỡ về giao thông, an ninh… để buổi lễ diễn ra thuận lợi. Bên cạnh đó, việc xuất hiện các lãnh đạo cấp cao, chính quyền địa phương cũng cần biết. Từ đó lên kế hoạch làm việc và tiếp đón chu đáo. Chú ý, các tờ đơn xin phép tổ chức chương trình lễ khởi công không giống với các giấy tờ cho phép xây dựng.
Thông báo truyền thông
Lễ khởi công không chỉ có ý nghĩa về mặt tâm linh mà nó còn đóng vai trò trong truyền thông. Lúc này, một thông báo “lệnh khởi công” được gửi đến các cơ quan báo chí, phương tiện truyền thông và công chúng. Đây là bước giới thiệu, quảng bá và công bố công trình sắp thi công.
Trong việc kinh doanh, truyền thông rất quan trọng. Một buổi lễ truyền thông tốt sẽ xây dựng hình ảnh đẹp, uy tín trong mắt khách hàng. Ngược lại, nếu thông báo truyền thông xấu sẽ ảnh hưởng rất nhiều trong việc kinh doanh. Chính vì thế, doanh nghiệp cần chú trọng và chuẩn bị cẩn thận bước này.
Chuẩn bị cho chương trình lễ khởi công
Để chương trình lễ khởi công diễn ra tốt đẹp, các đơn vị phải chuẩn bị set-up đầy đủ
- Lên danh sách khách mời tham dự.
- Khảo sát, kiểm tra địa điểm tổ chức.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng phải được trang bị đầy đủ.
- Trang trí các khu vực riêng và sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi.
- Chuẩn bị những vật dụng cần thiết khi tiến hành làm lễ: mũ bảo hộ, găng tay, xẻng…
- Viết một kịch bản chi tiết cho chương trình.
- Băng rôn quảng cáo cần được chuẩn bị và treo lên trước.
- Phân chia nhiệm vụ và chuẩn bị hệ thống nhân sự phục vụ cho buổi lễ.
- Dọn dẹp khu vực tổ chức lễ khởi công.
Trong ngày tổ chức chương trình lễ khởi công
Set-up trang thiết bị cho chương trình:
- Cần trang trí khu vực cổng vào sao cho phù hợp với concept cũng như hình ảnh doanh nghiệp: cổng hơi, biển chỉ dẫn khách mời, cột barrie và thảm đỏ. Phướn dọc hai bên đường, cây cảnh, banner…
- Ở khu vực tiến hành làm lễ, tiến hành thi công lắp đặt nhà bạt, thiết kế trang trí sân khấu. Bàn ghê và đánh dấu vị trí ngồi phải được chuẩn bị kỹ lưỡng.
- Set-up hệ thống âm thanh ánh sáng và luôn có các kỹ thuật viên túc trực để điều chỉnh theo kịch bản chương trình.
- Khu vực làm lễ khởi công, nhân sự cần bày sẵn hộc cát, những đồ dùng cho việc làm lễ như: bao tay, xẻng, mũ bảo hiểm…
- Dọn dẹp và làm sạch để chuẩn bị cho buổi lễ.
Trong quá trình buổi lễ diễn ra:
Sau khi các công tác chuẩn bị hoàn thành, đơn vị tổ chức buổi lễ cần bám sát kịch bản đã đưa ra. Việc nắm rõ và đi từng bước trong kịch bản chỉ rõ sẽ tránh những sai sót trong quá trình diễn ra chương trình:
- Sử dụng đội tiếp tân riêng để tiếp đón khách mời, các vị đại biểu đến tham dự chương trình. Hướng dẫn họ ngồi đúng vị trí mà ban tổ chức đã sắp xếp trước đó.
- Các tiết mục văn nghệ mở màn khuấy động bầu không khí buổi lễ như là: nhảy, múa, hát hoặc các tiết mục múa lân. Việc này để thu hút người xem cũng như tạo cảm giác thoải mái cho khách mời.
- MC tuyên bố lý do, mục đích chương trình được thực hiện. Sau đó giới thiệu các vị khách mời, đại biểu, ban lãnh đạo các cấp.
- Chủ đầu tư và các bên liên quan thay mặt phát biểu suy nghĩ, cảm xúc và định hướng sắp tới của dự án.
- Tiến hành nghi thức khởi công.
Kết thúc chương trình
- Tặng quà tri ân đến các khách mời đã đến tham dự chương trình này.
- Một buổi tiệc nhẹ nhằm gắn kết các khách mời lại với nhau. Duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa chủ đầu tư và khách mời.
Một chương trình lễ khởi công thành công chắc chắn phải được đơn vị tổ chức nắm rõ được quy trình. Hy vọng với bài chia sẻ trên sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích trong việc tổ chức lễ khởi công.
- Địa chỉ: Lô 25, Khu B2-95, Nam Hoà Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0931 99 99 29 (Mr. Thiện)
- Email: info@tskmediadn.com
- Website: www.tskmediadn.com
