Để tổ chức tiệc trà được thành công tốt đẹp, việc lên kế hoạch thực hiện với quy trình các bước đầy đủ, chi tiết và phù hợp là một công việc quan trọng cần lưu ý. Cách setup những bữa tiệc trà nhỏ này chính là để thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp của người tổ chức. Nếu bạn vẫn đang là “newbie” và chưa biết bắt đầu từ đâu, thì bài viết dưới đây sẽ mách bạn 6 bước cơ bản và đơn giản nhất khi tổ chức tiệc trà tại sự kiện. Note ngay nhé!
Đối với đơn vị tổ chức tiệc trà, các công đoạn tổ chức tiệc có thể chia làm ba giai đoạn. Đó là quá trình chuẩn bị trước tiệc, trong tiệc và sau tiệc tea break. Ở đây, bài viết này sẽ đi sâu vào trình bày các bước cụ thể cần làm ở giai đoạn trong tiệc nhé!
Bước 1: Thiết kế sảnh khi tổ chức tiệc trà, bố trí đơn giản
Tiệc trà có chút “khó tính” trong khâu bày biện và trang trí. Bạn nên có kế hoạch cụ thể cho việc sắp xếp thức ăn, đồ uống ở vị trí hợp lý, đơn giản nhưng phải tinh tế. Để dễ dàng chiều lòng mọi vị khách, kể cả những đối tác kinh doanh quan trọng.
Sắp xếp các dụng cụ như muỗng, dĩa giấy, nĩa, tăm,… ở nơi thuận tiện với khách mời. Bên cạnh đó, lưu ý sắp xếp các vật dụng trang trí như bình hoa, nến, khăn trải bàn thật một cách có tổ chức. Điều này nhằm mang lại một không gian tiệc tea break thanh lịch và chỉnh chu nhất có thể.
* Mẹo nhỏ cần lưu ý: Hạn chế sử dụng các dụng cụ cá nhân làm bằng chất liệu dễ vỡ như thuỷ tinh, đồ xứ, vừa nặng lại khó di chuyển. Mất nhiều thời gian cho khâu dọn dẹp nếu xảy ra sự cố. Thay vào đó có thể chuẩn bị dụng cụ nhỏ, nhẹ, và đảm bảo vệ sinh môi trường như nhựa tự phân huỷ.
Bước 2: Thực đơn tổ chức tiệc trả phải phù hợp với tính chất sự kiện
Thực đơn cho tiệc trà ngày nay khá đa dạng. Được thiết kế riêng tùy theo nhu cầu của mỗi khách hàng. Dưới đây là một số gợi ý thực đơn hay ho cho bữa tiệc mà bạn có thể tham khảo qua nhé!
Thực đơn 1 – Menu tổ chức tiệc trà phải chiều khách có dạ dày nhạy cảm
- Bánh: bông lan trứng muối, bánh pizza nhỏ, bánh xúc xích cuộn, bánh trà xanh,… một số loại bánh mặn nhưng dễ ăn và nhẹ bụng.
- Trái cây các loại: Bao gồm táo, ổi, nho, cam,… Ở đây, lưu ý các loại trái cây có vỏ cần được gọt sẵn, tạo sự thuận tiện cho khách hàng.
- Thức uống: trà ô long (nóng hoặc đá), cà phê (đen hoặc sữa), nước hoa quả,…
Thực đơn 2 – Tiệc ngọt thư giãn cho khoảng “breaktime” sự kiện
- Các loại bánh: bao gồm bánh tiramisu, bánh donut nhỏ, bánh trái cây hoặc sandwich mini.
- Kẹo: Các loại kẹo sữa, kẹo cà phê và kẹo sô cô la.
- Trái cây: táo xanh, dưa hấu, ổi và thơm.
- Đồ uống: nước suối, nước ngọt, các loại nước hoa quả mát lạnh và trà chanh.
Thực đơn 3 – “Nạp” lại năng lượng cho khách mời bằng bữa tiệc nhẹ đơn giản
- Bánh: bao gồm bánh su kem, các loại bánh có sẵn như bánh choco pie, bánh trứng custard,.. Ngoài ra có thể thêm vào bánh xốp hoặc bánh bông lan nhỏ.
- Nước uống: yogurt lạnh, trà xanh (nóng và đá), cà phê và nước ép hoa quả.
- Trái cây: cam, ổi, dưa hấu và nho.
Bước 3: Setup khu vực đón khách, mời khách dùng tiệc trà teabbreak
Đây là bước quan trọng tạo nên tinh thần vui vẻ, phấn khởi cho khách khi bắt đầu quá trình dùng tiệc. Đơn vị tổ chức tiệc trà cần bố trí nhân viên với vị trí hợp lý, chào đón khách hàng. Sau đó, nhân viên tiến hành mời, hướng dẫn khách hàng vào vị trí ăn uống đã chuẩn bị trước. Để thể hiện sự chu đáo, nhân viên có thể giới thiệu thực đơn buổi tiệc trà. Điều này giúp khách mời xác định được rõ các món ăn được phục vụ. Phòng trừ trường hợp họ có thể bị dị ứng với một trong các món ăn trong thực đơn.
Lưu ý, nhân viên cần sẵn sàng giúp đỡ khách hàng xuyên suốt quá trình tiệc tea break diễn ra
Bước 4: Phục vụ và hướng dẫn khách dùng tiệc trà đúng quy trình
Ở bước này, đơn vị tổ chức tiệc trà sẽ có các hoạt động phục vụ khách mời. Bước này có thể bao gồm công đoạn giới thiệu thực đơn đã nêu trên. Ngoài ra, nhân viên cần chủ động phục vụ thức ăn, đồ uống cho các khách mời đặc biệt. Đó là phụ nữ mang thai hoặc người cao tuổi. Điều quan trọng cần lưu ý là nhân viên nên giữ thái độ vui vẻ, tích cực. Bởi khách mời thường có nhiều câu hỏi khác nhau đến nhân viên, nhằm mong muốn được phục vụ tốt nhất
.
Bước 5: Phải liên tục làm đầy các khay đựng thức ăn, đồ uống
Với tâm lý vài khách hàng, khi thấy khay đựng thức ăn rỗng, họ sẽ nhanh chóng quay trở lại chương trình. Vì thế, nhân viên cần chủ động làm đầy khay thức ăn và hỗ trợ khách mời lấy/ gắp thức ăn. Ngoài ra, việc chậm trễ làm đầy thức ăn trong các khay sẽ khiến khách hàng cảm thấy không hài lòng. Và cho rằng đơn vị tổ chức tiệc trà không tính toán kĩ về khối lượng thức ăn, đồ uống cần cung cấp.
Bên cạnh đó, nhân viên phục vụ cần quan sát từ xa. Đó là vì có thể vài khách hàng sẽ phàn nàn, hoặc có ý kiến về thức ăn, đồ uống. Hoặc có thể là các ý kiến về thiếu dụng cụ dùng bữa như nĩa, muỗng, khăn giấy,…
Bước 6: Dọn dẹp gọn gàng sau khi kết thúc buổi tổ chức tiệc trà
Sau khi tiệc kết thúc, nhân viên tiến hành dọn dẹp cốc dĩa, muỗng sau khi sử dụng. Lưu ý, nên xin ý kiến của khách mời trước khi tiến hành dọn. Ngoài ra, khi kết thúc tiệc tức là thời gian chương trình phần hai bắt đầu. Vì thế, cần hạn chế các âm thanh lớn, tiếng nĩa muỗng,… khi dọn dẹp. Điều này làm tránh ảnh hưởng đến các khách mời khi họ đang tham gia vào chương trình.
Vừa rồi, bài viết vừa liệt kê 6 bước tổ chức tiệc trà chi tiết, đơn giản và phù hợp với bất kỳ quy mô cũng như hình thức sự kiện nào. Hi vọng bài viết trên đây đã giúp bạn sắp xếp được những công việc cần làm khi bắt tay vào tổ chức tiệc trà cho doanh nghiệp. Chúc bạn tổ chức một bữa tiệc tea break thành công!
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: Lô 25, Khu B2-95, Nam Hoà Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0931 99 99 29 (Mr. Thiện)
- Email: info@tskmediadn.com
- Website: www.tskmediadn.com
