Với mục đích tạo ra một sân chơi gần gũi, một không gian nghỉ ngơi cho toàn thể nhân sự của mình. Các doanh nghiệp thường tổ chức tiệc liên hoan cuối năm cho nội bộ nhân sự.
Để tổ chức được một sự kiện chỉnh chu và hoành tráng. Thì cần phải lên kế hoạch trước cho những công đoạn cần thời gian để chuẩn bị. Trong đó việc dự trù ngân sách chính là yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định đến chất lượng của bữa tiệc.
Bài viết dưới đây được chia sẻ từ công ty tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng – TSK Media sẽ giúp bạn tham khảo các bước hoạch định chi phí cần thiết khi tổ chức tiệc liên hoan cuối năm.
Tại sao cần phải hoạch định các chi phí khi tổ chức tiệc liên hoan cuối năm?
Với bất kỳ hình thức sự kiện nào, thì tài chính vẫn luôn là vấn đề khiến người lập kế hoạch phải “cân đo đong đếm” kỹ lưỡng nhất. Bởi nó là yếu tố quyết định toàn nội dung của bữa tiệc. Từ chủ đề, địa điểm, đến các dịch vụ,… Vì vậy nếu không có những tính toán theo kế hoạch nhất định. Thì bất kì rủi ro nào cũng có thể xảy ra. Sự thành công của bữa tiệc cũng được quyết định tương xứng với năng lực tài chính của công ty.
Theo đó, nhiều khoản chi phát sinh không được kê khai chính xác sẽ dễ gây ra các tranh cãi. Nhất là khi báo cáo lại sau sự kiện. Những sự cố cũng có thể xảy ra mà không kịp ứng biến nếu kinh phí không được hoạch định rõ ràng. Và ngược lại, hoạt động trong sự kiện sẽ phụ thuộc vào việc bạn đầu tư bao nhiêu cho nó. Dự trù và chi tiêu hợp lý là một điều rất quan trọng để có thể có được một sự kiện như ý. Sự kiện sẽ để lại ấn tượng đẹp nếu được tổ chức một cách chu đáo và có những tính toán hoàn thiện.
Các bước hoạch định chi phí khi tổ chức tiệc liên hoan cuối năm
1. Chi phí phụ thuộc vào số lượng khách mời
Các doanh nghiệp trước khi tổ chức một sự kiện, cần phải nắm được danh sách số lượng khách mời đến dự buổi tiệc. Từ đó có thể dựa vào để cân đối chi phí. Số lượng khách mời ảnh hưởng đến những công đoạn chính của sự kiện. Như việc chọn thuê địa điểm, đặt tiệc,…
Với danh sách khách mời đông thì doanh nghiệp phải thuê địa điểm có diện tích lớn. Số lượng suất ăn cũng phải tương ứng với số lượng khách mời. Vì vậy doanh nghiệp phải cân nhắc lên danh sách khách mời trước. Để những khâu chuẩn bị liên quan đến số lượng cụ thể sẽ được ước tính chính xác hơn.
2. Chi phí tổ chức tiệc liên hoan cuối năm dựa vào sự lựa chọn địa điểm tổ chức
Dựa vào quy mô danh sách khách mời, doanh nghiệp sẽ quyết định được địa điểm phù hợp để thuê sảnh. Địa điểm tổ chức còn phải đáp ứng được hệ thống thiết bị cần thiết như âm thanh, ánh sáng,… Quy mô tiệc lớn nhỏ cũng sẽ được cân nhắc điều chỉnh theo số lượng khách mời. Từ đó có thể cân đối được khoản chi phí thuê địa điểm tổ chức.
Nếu số lượng khách mời quá đông, thì các doanh nghiệp phải thuê địa điểm có có không gian rộng lớn, thoải mái. Còn nếu số lượng không quá nhiều thì địa điểm được thuê nên có không gian vừa phải với chi phí tương đối.
3. Thời điểm tổ chức sự kiện
Việc quyết định thời điểm tổ chức sự kiện có ảnh hưởng đến chi phí tổ chức chi phí tổ chức tiệc liên hoan cuối năm. Các doanh nghiệp có xu hướng tổ chức vào những dịp lễ, cuối tuần. Điều này sẽ dẫn đến việc chi phí thuê địa điểm, nhân sự, dịch vụ tiện ích cao hơn mọi khi.
Không chỉ vậy, việc doanh nghiệp yêu cầu tổ chức tiệc một cách gấp rút thì chi phí cũng sẽ càng cao. Vì đòi hỏi đơn vị cung cấp dịch vụ phải tăng năng suất làm việc thì mới đáp ứng được theo yêu cầu. Vì vậy để tránh những chi phí phát sinh. Doanh nghiệp bạn nên có kế hoạch càng sớm càng tốt, với ngày giờ lịch trình cụ thể. Để có thể nhận được những gói dịch vụ ưu đãi tại đơn vị lựa chọn.
4. Có thuê dịch vụ tổ chức từ đơn vị chuyên nghiệp không?
Nhiều doanh nghiệp thay vì tự mình phân công nhân sự để đảm nhiệm từng phần nhiệm vụ trong sự kiện. Thì họ sẽ lựa chọn cách thuê bên thứ 3. Vì họ muốn đầu tư một sự kiện mang ý nghĩa đặc biệt này một cách hoành tráng và chuyên nghiệp nhất.
Tuy nhiên, mỗi sự lựa chọn đều sẽ có những ưu nhược điểm của riêng nó. Nếu doanh nghiệp bạn thích những gì gần gũi, “cây nhà lá vườn” thì việc tự lực nội bộ cũng mang lại nhiều thú vị. Thể hiện được sự kết nối của các thành viên trong công ty. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có ý định thuê dịch vụ từ bên thứ 3. Thì sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí khá lớn. Nhưng bù lại sẽ có được một sự kiện mang tính chỉnh chu và đầu tư hơn.
Trên đây là các bước để hoạch định và cân đối chi phí khi tổ chức tiệc liên hoan cuối năm. Là một đơn vị tổ chức tiệc cuối năm chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực. TSK MEDIA cam kết cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Liên hệ với ngay với chúng tôi theo số 0931 999 929. Để được tư vấn và cung cấp lộ trình tổ chức sự kiện chất lượng nhất!
Thông tin liên hệ
Địa chỉ: Lô 25, Khu B2-95, Nam Hoà Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng.
Điện thoại: 0931 99 99 29 (Mr. Thiện)
Email: info@tskmediadn.com
Website: www.tskmediadn.com
