[HOT] Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành đầy đủ mới nhất 2021

Lễ khánh thành là sự kiện quan trọng được ứng dụng tổ chức cho các công trình, dự án thi công của doanh nghiệp. Và với bất kì sự kiện nào cũng vậy, việc xây dựng bản kế hoạch với quy trình bài bản cụ thể trước khi tổ chức luôn là bước đầu tiên và cũng là bước không thể thiếu. Hiểu được tầm quan trọng đó, hôm nay TSK Media với kinh nghiệm và nghiệp vụ chinh chiến trong lĩnh vực lâu năm, chúng tôi tự tin chia sẻ đến bạn mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành đầy đủ, hoàn chỉnh và hiệu quả nhất năm 2021!

1. Lễ khánh thành được hiểu như thế nào?

Lễ khánh thành được xem như cột mốc đánh dấu thời điểm kết thúc, ghi công hoàn thành dự án. Khởi đầu nhiệm kỳ hoạt động cũng như quản lý của các nhà lãnh đạo.

Được tổ chức phổ biến nhằm công khai sử dụng một khu vực nhà máy, các dự án mới như xưởng phim, bảo tàng, bệnh viện, nhà thời, nhà quân khu,… Giới thiệu hệ thống mới, hoàn thiện công trình đường sắt, chùa chiền,…

Hơn nữa, đây còn là cơ hội để doanh nghiệp mới quảng bá tên tuổi và hình ảnh, doanh nghiệp cũ remarketing cho thương hiệu. Là một phần trong khía cạnh văn hoá kinh doanh!

2. Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành theo quy trình chuẩn 

Với một sự kiện khánh thành, dù là quy mô nhỏ hay lớn thì điều quan trọng luôn nhất là có một bản kế hoạch phù hợp và logic.  Vậy như thế nào là một kế hoạch thực hiện chuyên nghiệp và đáp ứng được mọi nhu cầu tổ chức? Dưới đây là 8 bước chuẩn bị mà TSK Media đã áp dụng thành công, hiệu quả và mang lại nhiều kết quả tích cực cho sự kiện của khách hàng.

Bước 1: Xác định mục tiêu sự kiện

Bước đầu tiên của mọi bản kế hoạch mà chắc chắn ai cũng biết, đó là xác định mục tiêu, mục đích của sự kiện. Mục tiêu của sự kiện phải có các yếu tố cơ bản mang tính văn hoá, mang tính cộng đồng và mang tính sự kiện. Từ mục tiêu đó có thể hình thành chủ đề, concept chính cho chương trình.

Bước 2: Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức

Thông thường các sự kiện khánh thành sẽ được tổ chức tại địa điểm công trình. Vì vậy việc cần làm quan trọng hơn chính xác định thời gian tổ chức.

Là một sự kiện có chút mang tính “tâm linh”. Việc chọn ngày giờ khai lễ thường phải phụ thuộc vào phong thuỷ. Thứ hai là về vấn đề thời tiết. Thứ ba là phải phù hợp với khách mời. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các vị khách quý tham gia đầy đủ vào ngày trọng đại!

Bước 3: Xác định danh sách khách mời cụ thể

Khách mời trong sự kiện khánh thành thường có 2 loại đối tượng. Một là các vị khách “cố định” bắt buộc phải có trong danh sách bao gồm đội ngũ sáng lập, cán bộ địa phương, và đối tác tiềm năng. Hai là những khách mời “không cố định” đó là khách hàng.

Dựa vào hai loại đối tượng trên, bạn hoàn toàn có thể thống kê được một danh sách khách mời cụ thể rồi đấy!

Bước 4: Xây dựng khung chương trình, kịch bản hoạt động

Khung chương trình, kịch bản thường bao gồm các hạng mục mà bạn cần nắm như sau:

• Đón khách
• Văn nghệ chào mừng
• Tuyên bố lý do
• Giới thiệu doanh nghiệp
• Giới thiệu tổng quan dự án
• Cắt băng khánh thành
• Đãi tiệc cho khách mời
• Tham quan dự án
• Bế mạc, tiễn chào khách

Chương trình sự kiện nên được “brief” chi tiết từng khung giờ, thời lượng, đảm bảo bám sát theo kịch bản nhất có thể để hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh.

Bước 5: Bố trí nhân sự

Thống nhất chung về nhân sự từ số lượng, vị trí, đến nhiệm vụ và phân công khu vực. Nhân sự phải có trong một sự kiện khánh thành bao gồm: MC, đội kỹ thuật, nhân viên phục vụ, và bộ phận an ninh.

Các công việc, nhiệm vụ phân công phải phù hợp với khả năng của mỗi người. Đảm bảo thực hiện đúng trong phạm vi công việc của mình. Tránh trường hợp nhiệm vụ không rõ ràng, “dẫm” lên phần vị trí của nhau. Dễ phát sinh nhiều sự cố thiếu chuyên nghiệp.

Bước 6: Xin giấy phép tổ chức

Các sự kiện có quy mô, mang tính công chúng thì bước xin phép và cấp giấy tổ chức là bắt buộc. Giấy phép phải được cấp tại các cơ quan có thẩm quyền liên quan. Một số giấy tờ cần thiết cho một mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành đầy đủ bao gồm:

• Đơn xin phép tổ chức sự kiện đứng tên doanh nghiệp
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Bản sao)
• Bản nội dung khung chương trình
• Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của bên thứ 3 thì phải chuẩn bị các hợp đồng liên quan đến việc uỷ quyền của doanh nghiệp cho công ty tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, một số giấy tờ bổ sung sẽ được hướng dẫn thêm khi doanh nghiệp liên hệ với cơ quan làm việc. Để được tư vấn về quy trình hợp thức hoá các thủ tục cấp phép.

Bước 7: Truyền thông tiền lễ

Hình thức truyền thông trước sự kiện này sẽ phù hợp hơn với những buổi lễ có sự đầu tư về hình ảnh và kinh phí tổ chức. Có thể sử dụng các công cụ phổ biến như mạng xã hội, truyền thông đại chúng, thông cáo báo chí,… Giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu, tăng độ nhận diện. Và hơn hết là thể hiện năng lực tài chính của doanh nghiệp.

Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành tại TSK Media đã ứng dụng hiệu quả và mang lại cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ ưng ý. Trên đây là 7 bước cơ bản phù hợp với đa số sự kiện của doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Chúc bạn thành công! 

Thông tin liên hệ 

• Địa chỉ: Lô 25, Khu B2-95, Nam Hoà Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng
• Điện thoại: 0931 99 99 29 (Mr. Thiện)
• Email: info@tskmediadn.com
• Website: www.tskmediadn.com