Cách tổ chức sự kiện khai trương “kiệm ước” mà hiệu quả không ngờ!

Một sự kiện khai trương chất lượng sẽ có rất nhiều hạng mục chi phí cần đề xuất. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì đầu tư tổ chức hoành tráng là việc tốn rất nhiều thời gian để cân nhắc. Nếu mạnh dạn đầu tư thì ngân sách không đủ. Nếu không đầu tư thì sự kiện không ấn tượng. Và bạn vẫn chưa biết làm thế nào để cân bằng hiệu quả cho cả 2 lựa chọn? Hiểu được vấn đề này của đại đa số doanh nghiệp mới. TSK Media hôm nay sẽ chia sẻ cho các bạn một số cách tổ chức sự kiện khai trương đơn giản, tiết kiệm mà lại hiệu quả.

cách tổ chức sự kiện khai trương

Các khoản chi phí cần chi khi tổ chức sự kiện khai trương

Kế hoạch tổ chức một sự kiện, luôn có vô số những hạng mục chi phí cần chi trả. Đó là chưa kể đến các khoản phát sinh thêm ngoài dự kiến. Vì vậy bạn nên nắm rõ những khoản chi cơ bản dưới đây. Để có thể đề xuất một mức ngân sách thực hiện sao cho phù hợp nhất:

1. Chi phí bài trí sự kiện

Khoản chi phí đầu tiên và có lẽ chiếm nhiều nhất trong bảng hoạch toán đó là chi phí bài trí sự kiện. Bố trí và xây dựng theme chung cho toàn sự kiện là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng của một buổi lễ khai trương. Là yếu tố để lại nhiều ấn tượng cho khán giả mục tiêu và các đối tác tiềm năng nhất. Chi phí bài trí sự kiện bao gồm các hạng mục nhỏ như:

  • Thuê, dựng và trang trí sân khấu
  • Các thiết bị âm thanh ánh sáng
  • Thuê dàn PB & PG
  • MC hoạt náo cho sự kiện
  • “Cash” cho dàn khách mời phục vụ phần văn nghệ

cách tổ chức sự kiện khai trương

2. Chi phí cho tiệc đãi khách

Để bày tỏ lời cảm ơn và xây dựng các mối quan hệ kinh doanh về cả phía B2B lẫn B2C. Một bữa tiệc mặn hoặc teabreak nhẹ luôn là sự lựa chọn không thể thiếu trong mọi sự kiện. Đặc biệt lại là sự kiện khai trương vô cùng quan trọng này. Đây là hạng mục chi phí dễ đề xuất dự trù nhất. Vì nó phụ thuộc cụ thể vào số lượng trong danh sách khách mời và quy mô của sự kiện.

3. Quà tặng tri ân cho khách mời tham dự

Nếu buổi lễ khai trương được xác định sẽ tổ chức hoành tráng, ấn tượng và tập trung vào chiều sâu. Thì việc tặng quà tri ân nên là hạng mục mà doanh nghiệp cần cân nhắc. Một số món quà tuy có giá trị không cao nhưng phần nào giúp cải thiện trải nghiệm tích cực của họ đối với thương hiệu, độ thiện cảm của hình ảnh doanh nghiệp cũng từ đó mà trở nên tốt hơn. Rất có hiệu ứng trong việc gia tăng nhận diện.

4. Chi phí dành cho nhân sự hỗ trợ sự kiện

Đây là hạng mục chi phí cần thiết đối với những doanh nghiệp mới, hoặc quy mô cỡ vừa và nhỏ. Vì cơ chế phòng ban chưa hoàn thiện, nguồn lực không đủ hay chưa có nhiều kinh nghiệm để tổ chức sự kiện . Thì sẽ có nhu cầu sử dụng nguồn lực “outsource” nhiều hơn so với các công ty đã hoạt động và phát triển lâu năm.

Hơn nữa, việc thuê nhân sự hỗ trợ từ các đơn vị cung cấp là một phần giúp cho sự kiện được diễn ra một cách chuyên nghiệp và “mượt mà” hơn.

Cách tổ chức sự kiện khai trương tiết kiệm mà lại vô cùng hiệu quả

Từ các hạng mục chi phí cơ bản cần lưu ý như trên. Chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn một vài cách tổ chức sự kiện khai trương sao cho tiết kiệm nhất nhưng vẫn vô cùng hiệu quả!

1. Cân đối chi phí thực tế sát với dự trù ngân sách nhất có thể

Check note tiên quyết chính là hạn chế phát sinh thêm các chi phí không có trong kế hoạch nhất có thể. Bằng cách tập trung nguồn lực cho bước xây dựng kế hoạch. Kế hoạch phải chi tiết và logic, thực hiện phải theo đúng quy trình đã đề ra một cách quy chuẩn và sát sao nhất. Tránh các sự cố không đáng có xảy ra. Từ đó, các hạng mục chi phí ở thực tế sẽ được cân đối theo sát với dự trù ngân sách, đôi khi còn có thể thấp hơn so với đề xuất ban đầu. Qua bước này bạn đã có thể tiết kiệm được kha khá các “chi phí không tên” và những “khoản tiền không cánh mà bay” rồi nhé!

cách tổ chức sự kiện khai trương

2. Tận dụng đội ngũ nhân sự “cây nhà lá vườn”

Với sự kiện không quá bành trướng và sôi nổi, bạn có thể sử dụng nhân sự hỗ trợ “cây nhà lá vườn” của chính doanh nghiệp. Cách tổ chức sự kiện khai trương tiết kiệm này phù hợp cho những đơn vị vừa và nhỏ. Công ty trẻ vừa năng động vừa chịu lăn xả, dại gì mà không thử!

Vừa tạo điều kiện trải nghiệm lĩnh vực mới cho gà nhà. Vừa tiết kiệm được khối tiền đi thuê ngoài. Đôi khi những cái lóng ngóng, ngờ nghệch của các “newbie” nhà mình lại tạo nên một bầu không khí gần gũi và thân thiện hơn cho sự kiện đấy!

3. Sử dụng dịch vụ trọn gói của các đơn vị hỗ trợ tổ chức sự kiện khai trương 

Cuối cùng và cũng là phương pháp tối ưu nhất dành cho bạn. Sử dụng dịch vụ trọn gói của các đơn vị hỗ trợ tổ chức sự kiện nguyên nghiệp chính là cách tổ chức sự kiện khai trương an toàn nhất. Thay vì tốn quá nhiều thời gian vào các khâu tìm kiếm, chọn lọc và liên hệ đến các dịch vụ riêng lẻ. Thì việc sử dụng dịch vụ trọn gói từ A – Z lại tiết kiệm được rất nhiều bước chuẩn bị. Mà giá cả lại được “fix” phù hợp với dự trù ngân sách nhất có thể!

Với thị trường lĩnh vực vô vàn những đơn vị chào mời. Bạn hoàn toàn có thể tin tưởng và chọn TSK Media làm đối tác cho các nhu cầu sự kiện đa dạng của doanh nghiệp. Gói dịch vụ khai trương chuẩn quy trình nghiệp vụ và uy tín tại TSK Media sẽ mang lại cho bạn một sự kiện hiệu quả trên cả mong đợi. Và hơn hết, đừng quá lo lắng về chi phí thực hiện. Chỉ cần “nhắn gửi” đến chúng tôi đôi điều bạn cần, chúng tôi sẽ làm theo đúng ý bạn muốn!

Liên hệ ngay với TSK Media để được tư vấn kỹ hơn về cách tổ chức sự kiện khai trương vô cùng tiết kiệm nhưng lại đem về nhiều kết quả ưng ý!

Công Ty Quảng Cáo Truyền Thông Và Tổ Chức Sự Kiện TSK Media

  • Địa chỉ: 232 – 234 Nguyễn Mậu Tài, Hòa Xuân, Cẩm Lệ, Đà Nẵng.
  • Điện thoại: 02363 50 11 68 – 0935 79 75 89 – 0931 99 99 39 (Mr. Thiện)
  • Email: info@tskmediadn.com
  • Website: www.tskmediadn.com
url Hotline: 0931 999 929
Gọi ngay
TSK Media
Facebook Chat
url Zalo Chat
Zalo Chat