Trong các hoạt động đầu tư, kinh doanh lễ khởi công công trình quan trọng hơn bao giờ hết. Làm thế nào để một buổi lễ quan trọng này hoàn hảo và trọn vẹn nhất là mối lo chung các nhà đầu tư. Chính vì thế, ngày nay có rất nhiều đơn vị nhận cung cấp dịch vụ tổ chức lễ này. Với kế hoạch cụ thể từ A – Z để chủ đầu tư có thể nắm rõ và theo dõi được chương trình. Cùng tham khảo kế hoạch cụ thể lễ khởi công công trình cần những gì trong bài viết dưới đây!
Một kế hoạch tổ chức là như thế nào?
Quy tắc đầu tiên ở các đơn vị cung cấp loại hình dịch vụ này là phải lập kế hoạch cụ thể, rõ ràng. Kế hoạch tổ chức sự kiện là một bản thiết kế xác định nội dung, công việc cần làm (từ lúc chuẩn bị cho đến khi kết thúc). Tất cả được sắp xếp theo trình tự nhất định về thời gian cụ thể. Kế hoạch phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà đầu tư, ban tổ chức. Các hoạt động, công việc, tiến trình, thời gian chuẩn bị, triển khai, trách nhiệm phải thể hiện rõ trên bản kế hoạch.
Cùng với đó là những dự trù về ngân sách, các phương án dự phòng, đánh giá cũng được ghi chép trong kế hoạch chương trình. Có bản kế hoạch cụ thể trong tay, lễ khởi công công trình sẽ diễn ra đúng dự kiến ban đầu. Nó cần thiết để ứng phó với những yếu tố bất ngờ xảy đến với buổi lễ.
Kế hoạch tổ chức lễ khởi công công trình bao gồm gì?
Xin phép giấy cho phép tổ chức lễ
Khi muốn tổ chức lễ khởi công công trình phải được sự cho phép của chính quyền địa phương. Chủ đầu tư lúc này phải làm giấy hoặc đơn xin phép các cơ quan chức năng. Điều này sẽ giúp buổi lễ diễn ra thuận lợi. Cùng với việc đảm bảo được an ninh trật tự cho quá trình xây dựng công trình sau này.
Danh sách nhân sự trong buổi lễ
Khi lên kế hoạch cho lễ khởi công công trình, cần xem xét yếu tố nhân sự. Đơn vị tổ chức cần xem lại số lượng người làm. Sắp xếp mỗi người vào từng vị trí phù hợp với khả năng và chuyên môn của bản thân. Điều này sẽ giúp ích trong việc triển khai chương trình một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, việc lên kế hoạch cho nhân sự cũng giúp chủ đầu tư tiết kiệm ngân sách. Tránh được việc dư thừa nhân lực trong chương trình. Chính vì thế, người quản lý cần tính toán và lên danh sách nhân sự cụ thể.
Danh sách những việc cần thực hiện
Trong một bản kế hoạch cụ thể, chắc chắn phải có danh sách những việc cần thực hiện trong buổi lễ. Một buổi lễ suôn sẻ đạt được nhiều thành công, đòi hỏi rất nhiều yếu tố khác nhau. Lúc này, cần có tính toán cụ thể về thời gian và danh sách các công việc cần làm. Từ đó, phân chia các công việc đó cho hệ thống nhân sự. Và dự trù các ngân sách phát sinh cho buổi lễ.
Thời gian cho từng hạng mục
Mỗi chương trình đều có thời gian và kết thúc dự kiến. Thời gian càng cụ thể sẽ giúp khách mời sắp xếp được công việc để đến tham dự. Ngoài ra, để đáp ứng được chất lượng và tiến độ của buổi lễ. Đây cũng là cơ sở ban tổ chức triển khai công việc chủ động và hiệu quả hơn.
Thời gian chuẩn bị càng lâu thì chất lượng của buổi lễ càng được đảm bảo. Ngược lại, nếu quá trình thực hiện quá lâu sẽ gây các thiệt hại về mặt kinh tế cho doanh nghiệp. Người lập kế hoạch cần nắm rõ được thời gian và nhân sự hoàn thành từng hạng mục đó. Tránh tình trạng chậm trễ, gây ảnh hưởng đến cả quá trình tổ chức.
Đồ dùng chuẩn bị cho buổi lễ
Không thể thiếu các trang thiết bị, đồ dùng cần thiết trong các buổi lễ khởi công công trình. Đầu tiên là các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang trí cho buổi lễ. Đến phần lễ khởi công, bàn “lễ” phải chuẩn bị đầy đủ cúng các vị thần. Các vật dụng cần thiết như xẻng, hộc cát, bao tay… Ngoài ra, các đồ dùng bàn ghế, nước, hoa tươi, quà tặng… phải được chuẩn bị sẵn. Để đến khi chương trình diễn ra, tránh sai sót không đáng có.
Kiểm tra tổng duyệt kế hoạch
Nhiều đơn vị lên kế hoạch cho buổi lễ thường hay bỏ qua bước tổng duyệt. Tổng duyệt trước khi bắt đầu buổi lễ sẽ đảm bảo được buổi lễ diễn ra như đúng kế hoạch ban đầu. Trong buổi kiểm duyệt sẽ giúp người quản lý nhận ra những thiếu sót và vấn đề. Từ đó chuẩn bị đầy đủ hơn và có các giải pháp giải quyết vấn đề. Vì vậy, người lên kế hoạch cần đưa ra thời gian phù hợp để tổng duyệt tất cả hạng mục. Việc kiểm tra tổng duyệt càng sớm giúp ban tổ chức tránh các sai phạm, tiết kiệm chi phí. Từ đó đưa ra các giải pháp thích hợp và trang bị đầy đủ cho buổi lễ.
Một kế hoạch cụ thể lễ khởi công công trình là rất cần thiết cho doanh nghiệp và các đơn vị tổ chức. Tránh những sai sót không đáng có trong quá trình diễn ra buổi lễ khởi công. Mong rằng thông qua bài chia sẻ trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc lên kế hoạch chương trình tổ chức cho các doanh nghiệp.
- Địa chỉ: Lô 25, Khu B2-95, Nam Hoà Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0931 99 99 29 (Mr. Thiện)
- Email: info@tskmediadn.com
- Website: www.tskmediadn.com
