Tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực vô cùng phổ biến hiện nay. Cùng với đó là sự ra đời của vô số các đơn vị cung cấp dịch vụ sự kiện đa dạng. Điều này đem đến sự thuận lợi tối đa để phục vụ cho các nhu cầu ngày càng tăng đó. Nhưng cũng mang lại không ít những khó khăn nhất định. Khiến bạn đau đầu với khâu chọn địa điểm tổ chức tiệc cuối năm cho doanh nghiệp? Hãy để TSK Media mách cho bạn kinh nghiệm từ A đến Z vô cùng hữu ích!
Tầm quan trọng của việc chọn địa điểm khi tổ chức tiệc cuối năm
Cuối năm chính là thời điểm mà các doanh nghiệp cố gắng chạy đua hoàn thành các dự án dang dở. Cũng là giai đoạn mà những người thuộc bộ phận công tác sự kiện nội bộ tất bật cho kế hoạch tổ chức sự kiện cuối năm. Bên cạnh việc xây dựng chủ đề, lập danh sách người tham sự, hoàn thành các khâu hậu cần,… Phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích tổ chức sự kiện. Mà thị trường hiện nay cung ứng vô vàn những hình thức sự kiện đa dạng. Thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cuối năm cũng là điều quan trọng cần phải ưu tiên hàng đầu. Bởi sự thành công của một sự kiện được quyết định bởi yếu tố địa điểm tổ chức là hơn 80%.
Kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức tiệc cuối năm từ A – Z
1. Xác định khoản ngân sách
Các địa điểm cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cuối năm sẽ tùy vào quy mô và chất lượng mà sẽ có các mức giá khác nhau. Về chi phí đặt sảnh, bàn tiệc, dịch vụ về hoạt động trong sự kiện như thiết bị âm thanh ánh sáng, nhân sự,… Bạn nên xác định trước về khoản ngân sách dự kiến để có thể cho mình một sự lựa chọn phù hợp nhất.
2. Sức chứa của địa điểm tổ chức tiệc cuối năm
Một địa điểm tổ chức tiệc cuối năm lý tưởng là một địa điểm đảm bảo được số lượng người tham dự cùng các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện. Ngoài khu vực bàn tiệc cho khách mời, còn phải tính đến các khu vực quan trọng khác. Như sân khấu, lễ tân, khu vực dành cho đội kỹ thuật âm thanh ánh sáng,…
Hạn chế chọn các địa điểm quá hẹp, không thoải mái cho các hoạt động ngoài lề diễn ra trong chương trình. Tuy nhiên, một địa điểm quá rộng sẽ khiến cho bầu không khí kém phần gần gũi. Dễ bị loãng chương trình, và cũng gây lãng phí về chi phí không gian.
3. Vị trí của địa điểm tổ chức tiệc cuối năm
Khi chọn địa điểm tổ chức tiệc cuối năm nên chú trọng vào các yếu tố về tiện lợi và giao thông. Địa điểm được chọn nên ở trung tâm để đảm bảo ai cũng có điều kiện được tham dự. Hệ thống giao thông phải thuận lợi cho bất kì phương tiện di chuyển nào.
Nếu lựa chọn một địa điểm xa trung tâm, hay giao thông quá đông đúc sẽ gây khó khăn cho khách mời trong việc tìm kiếm và điều này khiến họ khó có thể đảm bảo sẽ có mặt ở bữa tiệc đúng giờ. Là một phần rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Nếu vì một vài lý do mà phải tổ chức ở một địa điểm xa trung tâm, thì có thể bố trí xe chung cho khách mời để đảm bảo sự an toàn, nhất là trong trường hợp tiệc có sử dụng bia rượu.
4. Không gian tổ chức sự kiện
Dựa vào tính chất, chủ đề của sự kiện mà bạn có thể cân nhắc chọn lựa một địa điểm có không gian phù hợp. Ví dụ như một bữa tiệc thân mật với số lượng khách mời không quá 50. Bạn có thể chọn một địa điểm có không gian gần gũi. Hoặc nếu một sự kiện có sự tham dự của các đối tác quan trọng, bạn nên lựa chọn địa điểm có không gian mang tính sang trọng, chỉnh chu.
5. Thực đơn đặt tiệc
Thực đơn món ăn, thức uống chính là linh hồn của một bữa tiệc. Các địa điểm hiện nay cung cấp thực đơn đa dạng như buffet, set memu, nướng, lẩu,… ti tỉ mọi tinh hoa ẩm thực ở đâu cũng có. Khâu này nhất định phải trưng cầu ý kiến để lựa chọn một địa điểm lý tưởng nhất bạn nhé!
Một yếu tố vô cùng quan trọng nữa chính là về an toàn vệ sinh thực phẩm. Trước khi đưa ra quyết định lựa chọn một đặc điểm nào thì hãy đi khảo sát trước. Kiểm tra các khu vực chế biến thực phẩm và yêu cầu được cung cấp các giấy tờ chứng nhận về an toàn vệ sinh thực phẩm nhé!
6. Tiện ích dịch vụ của địa điểm
Sự kiện cuối năm của doanh thường sẽ bao gồm các hoạt động phát biểu, khen thưởng thành tích, văn nghệ,… vì vậy không thể thiếu khu vực sân khấu. Ngoài ra phải có các dịch vụ về thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led để phục vụ cho các hoạt động đa dạng trong sự kiện.
Bên cạnh đó, bãi đỗ xe thoải mái cũng là một yếu tố nên cân nhắc. Tránh những nơi có bãi đỗ xe hẹp, hoặc quá xa so với nơi tổ chức sự kiện, hoặc không có nhân viên bảo vệ riêng, những điều này sẽ gây bất tiện cho các khách mời tham dự.
7. Chất lượng dịch vụ
Chất lượng dịch vụ mà chúng tôi muốn nhắc đến đó là kỹ năng và thái độ của nhân viên. Để quan sát được yếu tố này trước khi quyết định lựa chọn. Bạn nên đến khảo sát địa điểm vào những thời điểm đang có sự kiện ở đó, để xem được cách mà các nhân viên hỗ trợ khách hàng, cung cách phục vụ có chu đáo không? Thời gian đáp ứng nhu cầu khách hàng có nhanh không?,…
8. Chi phí phát sinh
Khi quyết định sử dụng dịch vụ ở một địa điểm tổ chức tiệc cuối năm. Thì ngoài chi phí thuê sảnh, đặt tiệc, phí dịch vụ tiện ích,… Còn phải tính đến các chi phí phát sinh do đổ bể hư hại tiện nghi trong quá trình tổ chức sự kiện. Nên yêu cầu đơn vị cung cấp bảng giá đầy đủ và cụ thể cho từng khoản chi. Để đôi bên đối chiếu và quyết định một cách hợp lý nhất.
Cuối năm là thời điểm chạy nước rút cho những phần việc còn dang dở. Hi vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn giải quyết được một phần trong “đống ngổn ngang” không biết bắt đầu từ đâu của kế hoạch cho sự kiện cuối năm đặc biệt này!
Thông tin liên hệ
Địa chỉ: Lô 25, Khu B2-95, Nam Hoà Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng.
Điện thoại: 0931 99 99 29 (Mr. Thiện)
Email: info@tskmediadn.com
Website: www.tskmediadn.com
