Như thế nào là một kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương hiệu quả?

Lễ khai trương là một sự kiện mở đầu cho chuỗi các hoạt động quan trọng tiếp theo sau này của doanh nghiệp. Để một buổi lễ khai trương thành công. Thì việc lên kế hoạch, xây dựng khung chương trình luôn là hạng mục bắt buột và tiên quyết. Việc này bao gồm rất nhiều công đoạn, mất nhiều thời gian cũng như nguồn lực. Để các doanh nghiệp hình dung rõ hơn, dưới đây là một kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương hiệu quả mà chúng tôi chắc chắn các doanh nghiệp sẽ cần phải xem qua.

kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

1. Xác định mục tiêu rõ ràng

Đối tượng mục tiêu:

Một sự kiện khai trương khi tổ chức cần hướng đến một mục tiêu cụ thể. Đó có thể là nhóm khách hàng mới (khi giới thiệu sản phẩm/cửa hàng…). Hoặc nhóm khách hàng hiện tại (khi cải tiến sản phẩm…). Việc xác định đối tượng mục tiêu sẽ giúp bạn “không lầm đường lạc lối” khi triển khai tổ chức. Giúp kết quả thu được không chỉ đạt về số lượng mà còn về chất lượng. Đúng mục tiêu khách hàng như mong đợi.

kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Thông điệp muốn truyền tải:

Một sự kiện không thể thiếu những thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm đến người xem. Khách hàng có thể bị thu hút vì sự ấn tượng trong phong cách biểu diễn. Họ có thể dừng chân tham gia vì hứng thú và tò mò về những gì doanh nghiệp bạn đang làm. Nhưng thực chất, thứ cuối cùng giữ chân họ lại chính là giải pháp cho vấn đề họ đang có. Điều này sẽ được cài vào trong thông điệp của sản phẩm mới, thứ sẽ giải quyết và nâng tầm cuộc sống họ tốt hơn. Đó chính là một ví dụ đi sâu về thông điệp mà bạn cần định hướng cho doanh nghiệp. Và sự kiện lúc này sẽ là công cụ để truyền tải thông điệp đó.

Việc xác định thông điệp là việc đầu tiên. Tiếp theo cần trau chuốt thông điệp cho thật gãy gọn và rõ ràng, dễ hiểu. Điều này sẽ giúp khách hàng nhận thức dễ hơn. Đưa sản phẩm bạn đến gần hơn với đối tượng mong muốn.

2. Thời gian tổ chức thuận lợi

Ngày tổ chức sự kiện của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng. Đặc biệt với văn hóa nước ta. Doanh nghiệp nên chọn thời gian và thời điểm diễn ra sự kiện trong ngày sao cho phù hợp. Nhắm đến mục tiêu thu hút được nhiều người xem nhất.

Thông thường, các ngày nghỉ cuối tuần hoặc dịp lễ tết là lúc người tiêu dùng dành nhiều thời gian để mua sắm nhất. Chính vì thế, đây là thời điểm doanh nghiệp nên tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng. “Thiên thời, địa lợi, nhân hòa”, yếu tố thời tiết cũng rất rất quan trọng để doanh nghiệp xem xét. Tránh các rủi ro khiến sự kiện diễn ra không thuận lợi và suôn sẻ.

kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

3. Địa điểm tổ chức sự kiện khai trương phù hợp

Sau khi xem xét thời gian tổ chức, doanh nghiệp nên tiến hành khảo sát các địa điểm tổ chức sự kiện khai trương. Đây là một trong các yếu tố giúp người tham dự đánh giá được quy mô của dự án/cửa hàng. Tuy vậy, không nhất thiết phải thật rộng, thật hoành tráng thì doanh nghiệp mới thể hiện được quy mô của dự án. Lúc này, doanh nghiệp nên xem “phù hợp” mới là yếu tố đặt lên hàng đầu. Một địa điểm tổ chức sự kiện khai trương phù hợp là địa điểm có không gian thoải mái. Đủ rộng và thoáng đãng để các hoạt động của buổi lễ diễn ra tốt đẹp.

Nếu đang băn khoăn về địa điểm tổ chức sự kiện khai trương cho doanh nghiệp bạn tại Đà Nẵng. Hãy tìm đến TSK Media của chúng tôi. Tự hào là công ty tổ chức sự kiện từng có cơ hội hợp tác với nhiều doanh nghiệp trong thành phố. Chúng tôi hoàn toàn có thể cung cấp cho bạn các dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp. Đặc biệt là sự kiện khai trương ấn tượng và đem lại ý nghĩa nhất cho khách hàng!

kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

4. Truyền thông hiệu quả trước sự kiện

Sau khi lựa chọn được thời gian và địa điểm tổ chức. Đây là lúc bạn nên chuẩn bị thiệp mời để gửi thông tin sự kiện đến các đối tác doanh nghiệp, khách mời là khách hàng lâu năm/tiềm năng và báo chí. Bạn có thể gửi qua 2 hình thức: gửi trực tiếp đến địa chỉ cá nhân/tập thể. Hoặc gửi theo form thư điện tử được thiết kế sẵn. Ngoài ra, kênh trực tuyến như các trang mạng xã hội cũng là nơi bạn nên phổ biến thông tin này để nhận được nhiều sự chú ý hơn của cộng đồng mạng.

kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

5. Timeline chương trình chi tiết và chặt chẽ

Có một kế hoạch chi tiết cho sự kiện khai trương giúp bạn nắm được đầy đủ các thành phần của buổi lễ. Đồng thời theo sát được tiến độ để không bị “cháy” chương trình. Thông thường, một sự kiện khai trương sẽ gồm các bước như sau:

  • Tiến hành lễ cúng khai trương
  • Đón đại biểu, khách mời
  • Tổ chức múa lân, múa sư tử – đem lại sự may mắn khởi đầu cho doanh nghiệp
  • Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp và mục đích buổi lễ khai trương
  • Thực hiện cắt băng khai trương cửa hàng
  • Hình thức đi kèm (ví dụ: Gala dinner)
  • Lời cảm ơn gửi đến đại biểu, khách mời

Trên đây là các bước cho kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chặt chẽ và chi tiết. Ngoài các yếu tố trên, doanh nghiệp nên phân bổ nhân lực để giám sát. Đồng thời có thể điều hành buổi lễ nhằm giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

6. Lựa chọn đơn vị hỗ trợ tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

Với các quy trình trên, chúng tôi hy vọng bạn đã nắm được phần nào các bước đầy đủ cho kế hoạch. Về địa điểm, thời gian hoặc nhân sự, nếu doanh nghiệp không thể đáp ứng. TSK Media rất hân hạnh được tư vấn tận tình, không chỉ giúp bạn lên một kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương đầy đủ mà còn hỗ trợ và kiểm soát rủi ro, đem đến cho bạn buổi lễ sự kiện khai trương thành công nhất!

Ngoài lễ khai trương, công ty còn có các dịch vụ như:

  • Tổ chức sự kiện (tiệc cuối năm, khai trương khánh thành, chạy roadshow, tiệc trà teabreak…)
  • Cho thuê thiết bị sự kiện (cổng hơi, nhà vệ sinh di động, màn hình LED, khinh khí cầu sự kiện, âm thanh ánh sáng cho hội thảo…)
  • Truyền thông (dịch vụ treo phướn, băng rôn, quay phim video clip, phim phóng sự truyền hình…)
  • Nhân sự sự kiện (dịch vụ cho thuê MC, cung cấp đội lân sư rồng, ca sỹ biểu diễn, PG – PB…)
  • Đã góp mặt trong ít trong các sự kiện lớn nhỏ, đem về nhiều hiệu ứng tích cực cho đối tác. TSK Media là công ty uy tín được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng và hợp tác tại Đà Nẵng.

kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp tại đây, nếu không biết cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Công Ty Quảng Cáo Truyền Thông Và Tổ Chức Sự Kiện TSK Media

  • Địa chỉ: 232 – 234 Nguyễn Mậu Tài, Hòa Xuân, Cẩm Lệ, Đà Nẵng.
  • Điện thoại: 02363 50 11 68 – 0935 79 75 89 – 0931 99 99 39 (Mr. Thiện)
  • Email: info@tskmediadn.com
  • Website: www.tskmediadn.com
url Hotline: 0931 999 929
Gọi ngay
TSK Media
Facebook Chat
url Zalo Chat
Zalo Chat