Một trong những dịch vụ tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng thịnh hành nhất hiện nay là sự kiện ngoài trời. Việc tổ chức chương trình ngoài trời có lợi thế là không gian mở rộng thoáng đãng, thỏa sức bố trị hoạt cảnh và trò chơi. Những điều này giúp cho hình thức sự kiện ngoài trời được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, để đảm bảo chương trình được diễn ra thành công tốt đẹp thì các bạn cần tìm hiểu một số lưu ý quan trọng qua bài viết dưới đây!
Bãi gửi xe
Không chỉ riêng hình thức sự kiện ngoài trời. Mà cả những hình thức dịch vụ tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng khác cũng đều cần phải cân nhắc tới vấn đề bãi gửi xe. Vì không phải địa điểm nào cũng đều có sẵn một khu vực riêng cho các phương tiện đi lại. Hay đủ chỗ gửi xe cho lượng lớn khách mời của chương trình.
Vì vậy dựa vào lượng người tham dự chương trình đã được dự trù. Các nhà tổ chức sự kiện phải thiết kế được một khu vực gửi xe cơ bản tạm thời. Nhưng không được chiếm dụng quá nhiều không gian và gây mất thẩm mỹ. Làm ảnh hưởng tới chất lượng chương trình.
Một mẹo hay để tính trước đó là dựa vào tính chất sự kiện. Một sự kiện tổ chức cho mọi đối tượng thì thông thường khách sẽ dùng xe máy. Hoặc tổ chức chương trình dành cho các doanh nhân cấp cao thì đa phần người tham dự thường sẽ dùng ô tô. Bạn có thể dựa vào đó để khảo sát trước và phác thảo sơ đồ bãi giữ xe phù hợp.
Ý tưởng trang trí
Góp phần không nhỏ cho thành công của một chương trình là “phần nhìn” của nó. Đối với chương trình ngoài trời thì việc trang trí phần trung tâm sân khấu lại càng quan trọng. Bởi nếu không làm nổi bật được không gian thì cả chương trình sẽ khó có thể thu hút được người tham dự. Đôi khi còn gây nhàm chán cho khách mời!
Ngoài một số phụ kiện cần thiết cho các sự kiện như bong bóng và hoa. Thì các banner, poster, standee cũng nên được tận dụng tối đa. Để tạo hiệu ứng nhấn nhá cho chương trình.
Các pano chữ A sẽ là một sự lựa chọn hiệu quả mà không chiếm quá nhiều diện tích khu vực sự kiện. Nhất là các không gian rộng lớn như bên bờ biển. Việc sử dụng pano chữ A sẽ giúp bạn dễ dàng trong việc quản lý không gian. Có tác dụng trong việc định hướng lối đi cho khách mời.
Yêu cầu chung của các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng – Dự phòng rủi ro
Là yêu cầu chung của các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng. Tuy nhiên đối với hình thức sự kiện ngoài trời thì việc dự phòng rủi ro là đặc biệt cần thiết. Vì thời tiết không thuận lợi như mưa và gió lớn có thể khiến công sức chuẩn bị chương trình hàng tháng trời…”vỡ tan”. Ngoài ra, các yếu tố về âm thanh, ánh sáng cũng phải lưu ý. Các thiết bị về công nghệ kỹ thuật này nếu không có chuyên viên thường trực hoặc kiểm soát trong chương trình thì khi sự cố xảy ra sẽ rất khó để xử lý.
Đảm bảo vệ sinh trong khi tổ chức sự kiện
Tổ chức chương trình ở ngoài trời phải đặc biệt lưu ý về vấn đề giữ vệ sinh chung xuyên suốt chương trình. Nên sắp xếp nhân viên tạp vụ thường xuyên di chuyển khắp khu vực diễn ra chương trình. Để đảm bảo khu vực đó luôn được sạch sẽ.
Ngoài ra, bạn có thể tinh tế hơn bằng cách để các bảng lưu ý cạnh lối đi hoặc nơi tập trung đông người. Để nhắc nhở ý thức mọi người về vấn đề này. Đồng thời bố trí các thùng rác mini ở gần nơi dùng tiệc để người tham dự dễ dàng hơn trong việc chủ động giữ vệ sinh chung.
Và một vấn đề khác quan trọng không kém đó là nhà vệ sinh. Việc khách mời lên tới hàng trăm hàng nghìn người chen chúc xếp hàng trong 1-2 nhà vệ sinh là việc không nên xảy ra. Vì vậy bạn hãy bố trí thêm nhiều nhà vệ sinh lưu động ở các khu vực khuất mắt và tế nhị. Để mọi người thoải mái hơn trong vấn đề này nhé!
Đảm bảo an toàn, an ninh cho người tham dự
Đã từng có không ít các vấn đề không hay xảy ra trong các chương trình ngoài trời. Chẳng hạn như ẩu đả, xô xát hay tai nạn khi tham gia các hoạt động trong sự kiện. Vấn đề có thể đến từ nhiều phía hoặc do số lượng người tham dự quá đông. Mà người điều phối quản lý lại không đủ.
Trong những trường hợp như trên thì chương trình và ban tổ chức nên liên hệ với bên thứ 3. Họ là các công ty bảo an để đảm bảo tính trật tự an toàn cho các chương trình. Và đặc biệt với các chương trình có sự xuất hiện của những “ông lớn” thì vấn đề này lại càng cần phải đặc biệt lưu ý.
Bất kì loại hình dịch vụ tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng cũng đều cần phải có sự đầu tư và chuẩn bị kỹ càng. Với những lưu ý đặc biệt mà công ty tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng TSK Media đã chia sẻ như trên. Hi vọng các bạn đã cập nhật thêm cho mình được nhiều kiến thức bổ ích. Chúc bạn tổ chức chương trình thành công tốt đẹp!
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: Lô 25, Khu B2-95, Nam Hoà Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng
- Điện thoại: 0931 99 99 29 (Mr. Thiện)
- Email: info@tskmediadn.com
- Website: www.tskmediadn.com
