Tổ chức sự kiện ngoài trời cần chuẩn bị những gì ?

Tổ chức sự kiện nói chung và sự kiện ngoài trời nói riêng đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Với ưu điểm vượt trội: rộng rãi, dễ dàng trang trí theo theo ý thích, không gian thoáng đãng, có thể đáp ứng được lượng khách đông…Chính vì thế, tổ chức sự kiện ngoài trời rất thích hợp với các sự kiện: khánh thành, động thổ, tri ân khách hàng

Vậy để sự kiện ngoài trời được diễn ra thành công doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì ? Để giải quyết được thắc mắc trên, hãy tham khảo bài viết của TSK Media để có thêm nhiều thông tin bổ ích nhé!

1.Lên kế hoạch sự kiện

Bất kì sự kiện dù lớn hay nhỏ bạn đều nên có một kế hoạch rõ ràng và chi tiết nhất có thể. Nếu khi đã có sự chuẩn bị tốt bạn sẽ triển khai công việc một cách khoa học, trơn tru và hoạch định ngân sách tối ưu, đồng thời sẽ giúp bạn luôn chủ động trong mọi tình huống.

Khi lên kế hoạch bạn cần đưa ra những vấn đề để giải quyết trước tiên như sau:

– Ý tưởng của sự kiện ra sao?

Bạn cần xác định mục tiêu và ý tưởng xây dựng sự kiện, để việc trang trí, tổ chức, chương trình…Có ý tưởng bạn sẽ triển khai chương trình xoay quanh một cách thống nhất và khoa học nhất.

– Sự kiện của bạn có quy mô lớn hay nhỏ?

Đa số các sự kiện ngoài trời số lượng khách mời tương đối nhiều, bạn hãy lên danh sách khách mời cụ thể để chuẩn bị và đón tiếp được chu đáo.

Sự kiện của bạn có quy mô lớn hay nhỏ?
Sự kiện của bạn có quy mô lớn hay nhỏ?

– Lựa chọn địa điểm như thế nào?

Vì sự kiện được tổ chức ngoài trời nên bạn cần chọn địa điểm đất trống, rộng, khô ráo và sạch sẽ: có thể là bãi biển, khu sinh thái, khu đất nền…Tùy vào sự kiện bạn sẽ lựa địa điểm cho phù hợp với ý tưởng của chương trình.

– Ngân sách vị chi là bao nhiêu?

Bạn cần đưa ra con số ngân sách tương đối cụ thể mà doanh nghiệp chi ra, từ đó bạn sẽ sắp xếp các hạng mục, thuê thiết bị, trang trí, khách mời, ăn uống…cho chính xác. Sau đó đánh giá mức độ hiệu quả cũng như hiệu ứng của chương trình tạo ra.

– Dự đoán thời tiết ?

Thời tiết thất thường là chuyện không ai đoán trước được. Tuy nhiên cần xác định khoảng tháng mà mình tổ chức sự kiện sẽ có thể mưa – hoặc nắng ( ví dụ tháng 5, 6 sẽ khác với tháng 10,11) ngoài ra cũng nên đánh giá thời tiết khu vực ( Sài Gòn chắc chắn sẽ khác Hà Nội ). Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị kế hoạch dự phòng như mái che, phông bạc để ứng phó kịp thời.

– Những thiết bị nào cần thiết cho sự kiện?

Thiết bị sự kiện tương đối nhiều, từ thiết bị trang trí như phông bạt, sân khấu, bong bóng, cổng cột…đến thiết bị phục vụ chương trình sự kiện như bàn ghế, hệ thống âm nhạc, ánh sáng… đòi hỏi phải đầy đủ, hiện đại và chuyên nghiệp.

– Thực đơn sự kiện ?

Chính vì tổ chức ngoài trời nên thực đơn cần chọn những món chính đơn giản và giám sát khâu vệ sinh an toàn thực phẩm chặt chẽ. Và buffet cũng là một gợi ý tuyệt vời cho sự kiện ngoài trời.

– Cần bao nhiêu nhân sự phục vụ cho sự kiện ?

Mỗi vị trí sẽ có đội ngũ nhân sự đảm nhiệm khác nhau: bao nhiêu PG-PB, bao nhiêu kĩ thuật viên, bao nhiêu nghệ sĩ trình diễn văn nghệ, đội ngũ an ninh – trật tự..Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và đầy đủ sẽ hỗ trợ cho sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo hơn.

– Khu bãi đậu xe và vệ sinh bố trí như thế nào ?

Đây là nhưng công việc hậu trường nhưng vô cùng quan trọng. Cần bố trí chổ để xe rộng rãi và nhà vệ sinh di động hiện đại để phục vụ quan khách một cách chuyên nghiệp nhất.

Bối trí nhà vệ sinh di động
Bối trí nhà vệ sinh di động

Không thể phủ nhận sự kiện ngoài trời mang lại những thành công và kết quả tốt đẹp cho những hoạt động quan trọng của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tự mình lên kế hoạch và triển khai kế hoạch là một việc làm tốn nhiều công sức, đòi hỏi cần có sự cố vấn, và giúp sức của đơn vị tổ chức sự kiện.

Chính vì thế, chọn một đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời uy tín để mọi việc trở nên nhẹ nhàng và chuyên nghiệp hơn.

2.TSK Media – sẵn sàng hỗ trợ và giúp bạn tổ chức sự kiện ngoài trời một cách hoàn hảo !

Với kinh nghiệm tổ chức hàng ngàn sự kiện trong và ngoài trời trên khắp địa bàn thành phố Đà Nẵng và các vùng giáp ranh, TSK Media có những ý tưởng, kế hoạch sự kiện chi tiết, hấp dẫn và tất nhiên, chúng tôi cũng triển khai nó một cách khoa học, đầy đủ và chuyên nghiệp.

Tại TSK Media có đầy đủ dịch vụ và trang thiết bị sự kiện hiện đại từ A – Z, chúng tôi sẽ thay bạn giúp khách mời tham dự sự kiện có những giây phút trải nghiệm ấn tượng và tuyệt vời từ khi đặt chân đến tới lúc rời khỏi sự kiện. Chỉ cần trao cho chúng tôi, chắc chắn bạn sẽ nhận lại những giá trí tuyệt vời khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Để nhận Báo giá và xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng – TSK Media uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp

Hotline: 0931 9999 29 (A. Thiện)

Fanpage: https://www.facebook.com/tskmediadanang/

url Hotline: 0931 999 929
Gọi ngay
TSK Media
Facebook Chat
url Zalo Chat
Zalo Chat