“Tất Tần Tật” Những Thông Tin Cần Thiết Để Tổ Chức Một Year End Party Trọn Vẹn

tri ân khách hàng tại Đà Nẵng

Một cái cây chỉ có thể sinh trưởng tốt nếu phần rễ của nó luôn được chăm sóc, bảo vệ an toàn. Một công ty chỉ thực sự vững mạnh khi sở hữu một đội ngũ nhân viên đủ tận tụy, nhiệt huyết và trung thành. Do vậy nhiệm vụ của doanh nghiệp là phải truyền cho họ những sự quan tâm, chăm sóc cần thiết cả về vật chất lẫn tinh thần. Và tất nhiên một buổi Year End Party hay còn gọi là tiệc cuối năm Gala dinner cho các nhân viên của mình chắc chắn là điều mà Ban lãnh đạo công ty nên cân nhắc thực hiện.

1. Tìm hiểu khái quát về Year End Party

Year End Party là gì ? 

Year End Party là một sự kiện gặp mặt cuối năm giữa các thành viên trong nội bộ của một tổ chức cùng với một số đối tác, khách hàng lớn của mình. Dù không mang tính PR cho doanh nghiệp quá nhiều nhưng là một sự kiện được xem là không thể thiếu đối với một tổ chức. Đây được xem là dịp để tất cả cùng nhìn lại chặng đường kinh doanh một năm qua, tri ân sự đồng hành và gắn bó quan trọng cũng như định hướng phấn đấu cho bước tiến tương lai. 

Lý do doanh nghiệp nên tổ chức Year End Party 

Về phía doanh nghiệp

Bên cạnh ý nghĩa tổng kết thành tích sau quá trình một năm hoạt động, tổ chức Year End Party còn tạo nên cơ hội gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức. Họ chia sẻ và thẳng thắn trao đổi đóng góp với nhau nhiều hơn, cả trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân. Thấu hiểu và đồng cảm hơn để tạo nên một sức mạnh nội bộ vững chắc thay vì chỉ thấy được ranh giới rõ ràng giữa các cấp bậc chức vụ. 

Year End Party sẽ là cách để ban lãnh đạo bày tỏ sự cảm kích, động viên tinh thần to lớn đối với những đóng góp của tập thể nhân viên. Đặc biệt là những cá nhân tiêu biểu có thành tích làm việc tốt trong năm. 

Về phía các đối tác và khách hàng

Sự kiện như một lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất đến sự đồng hành và đóng góp cực kỳ ý nghĩa từ họ. Góp phần xây dựng niềm tin về một hình ảnh doanh nghiệp với văn hoá đủ mạnh, năng lực đủ lớn thúc đẩy mối quan hệ hợp tác bền vững lâu dài. 

2. Các bước của quy trình tổ chức year end party

  1. Lên ý tưởng tổ chức Year End Party
  2. Xác định chủ đề Year End Party
  3. Lựa chọn thời điểm và địa điểm phù hợp tổ chức Year End Party
  4. Chuẩn bị bàn tiệc, lên menu món ăn
  5. Chuẩn bị trang thiết bị sự kiện, nhân sự sự kiện
  6. Lên cấu trúc chương trình
  7. Lên kịch bản, timeline chung và chi tiết cho chương trình

3. Lưu ý quan trọng trong kịch bản chương trình year end party

Cụ thể hoá nội dung và mốc thời gian trong kịch bản Year End Party

Một sự kiện year end party chắc chắn sẽ rơi vào tình thế “fail” nặng khi không có khâu chuẩn bị kỹ càng về khung thời gian thực hiện. Nội dung hay nhưng việc tổ chức dàn trải, nhập nhằng chồng lấn cũng khiến khách tham dự trở nên mệt mỏi khi chạy theo chương trình của bạn. Do vậy hãy cố gắng chi tiết và cụ thể các mốc thời gian ứng với từng phần của sự kiện sao cho thật khoa học và phù hợp với mục đích của chúng.  

Phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng ở các nhiệm vụ 

Trước khi chọn đơn vị cho thuê âm thanh giá rẻ tại Đà Nẵng, bạn cần phải xác định quy mô sự kiện và không gian tổ chức sự kiện

Nhiệm vụ nào cũng sẽ được hoàn thành tối ưu và mang lại kết quả thành công nếu có sự phân công, quản lý nhân sự hợp lý. Nói gì đến hàng loạt các hoạt động cần phải thực thi trước mỗi sự kiện diễn ra từ trang trí sân khấu, cho thuê bàn ghế, thiết bị sự kiện, ban nhạc, cho thuê nhà bạt đến những công việc đi vào chi tiết hơn thiết kế backdrop, standee đẹp,… Người chịu trách nhiệm trong từng phân đoạn nhiệm vụ sẽ đóng vai trò giám sát để đảm bảo tiến độ. Nhắc nhở và điều chỉnh các vướng mắc kịp thời để tất cả đều diễn ra theo đúng timeline đã được đề ra.  

>> Tìm hiểu: Dịch vụ thiết kế và thi công backdrop sự kiện tại Đà Nẵng trọn gói chuyên nghiệp

Những lưu ý về hệ thống âm thanh ánh sáng 

Đây sẽ là một nhắc nhở chẳng thừa bởi nó quyết định đến sự thành công trong mọi sự kiện. Nếu không đáp ứng được yếu tố về nhân sự quản lý cũng như cơ sở vật chất cho mảng này thì tốt nhất hãy chọn ngay một đơn vị cho thuê âm thanh uy tín để hỗ trợ bạn làm việc đó. Họ đủ chuyên nghiệp và có sự tính toán cho các phương án dự phòng, rủi ro để kịch bản chương trình year end party diễn ra một cách hoàn hảo nhất. Đặc biệt với các sự kiện được thiết kế sân khấu ngoài trời hay những sân khấu màn hình led yêu cầu kinh nghiệm và trình độ kỹ năng cao hơn rất nhiều.  

>>> Đọc thêm: Tham khảo 3 xu hướng cho thuê và lắp đặt sân khấu “cực đỉnh” tại TSK Media

4. Ý tưởng cho year end party trở nên thu hút 

4.1 Chủ đề year end party phù hợp với doanh nghiệp

Bám sát một chủ đề nhất định không chỉ giúp việc lên ý tưởng, decor cho buổi tiệc year end party trở nên dễ dàng, thống nhất hơn mà trong mắt khách tham dự, bữa tiệc ấy cũng trở nên thật chỉnh chu, chuyên nghiệp và ấn tượng. 

Chủ đề dựa trên đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp 

Nghe có vẻ hơi khuôn mẫu cứng nhắc nhưng đây sẽ là một trong những ý tưởng chẳng thể nào lỗi thời nếu bạn biết cách làm mới và sáng tạo nó. Bạn nghĩ sao nếu doanh nghiệp mình hoạt động trong lĩnh vực thời trang và buổi year end party sẽ lấy cảm hứng từ một buổi fashion show đẳng cấp châu Âu? Xây dựng chủ đề theo hơi hướng này một phần khơi gợi niềm tự hào, đam mê và tình yêu mà những nhân viên đang theo đuổi. Thêm vào đó là sức mạnh lan toả, làm nổi bật sâu sắc tính chất nghề nghiệp, dịch vụ mà doanh nghiệp đang phục vụ cho quý khách hàng. 

Lựa chọn chủ đề cho year end party 2020 dựa theo màu sắc

Màu sắc cũng là thành tố cực kỳ quan trọng giúp bạn truyền tải cực tốt chủ đề và thông điệp cho buổi tiệc của doanh nghiệp. Thông thường, việc lựa chọn màu sắc này sẽ dựa vào màu đại diện của công ty, của logo doanh nghiệp. Đặc biệt là các buổi gala dinner khi được thắp lên các màu sắc chủ đề nhất định như đen – trắng, đỏ, vàng càng làm tăng phần trang trọng, chuyên nghiệp và tạo dấu ấn trong lòng khách tham dự. 

cho thuê bàn ghế

Lồng ghép tổ chức teambuilding vào Year End Party 

Team building có vẻ là một ý tưởng không quá xa lạ nhưng với cách kết hợp, lồng ghép nó vào một sự kiện year end party chắc chắn sẽ phát huy gấp hai lần ý nghĩa. Thật lý tưởng khi lựa chọn một không gian ngoài trời rộng rãi để bên cạnh các bàn ăn được chuẩn bị chu đáo, bạn có thể bố trí những khu vực diễn ra loạt trò chơi đồng đội sôi động. Sự kết hợp này vừa khiến chương trình không bị ngắt đoạn nhàm chán vừa đem đến những giây phút gắn kết quý báu giữa các thành viên trong công ty. 

>>> Đọc thêm: Lưu lại TOP địa điểm tổ chức teambuilding tại Đà Nẵng “không thể lý tưởng” hơn

Pool party 

Pool party cho buổi tiệc cuối năm sẽ là chủ đề không thể hấp dẫn hơn khi được thông báo đến các đồng nghiệp của bạn. Hãy thử phá bỏ khuôn mẫu về các buổi gặp mặt nghiêm túc với không gian trong nhà bức bí để trải nghiệm một party với không gian mở đầy mới mẻ, hiện đại và ngập tràn cảm xúc sôi nổi, trẻ trung. Đây quả là một ý tưởng tổ chức year end party tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp trẻ đầy chất năng động và sáng tạo. 

4.2 Cập nhật xu hướng trang trí year end party 2020 ấn tượng nhất

Background Year End Party in trên Hiflex

Vì Hiflex là một chất liệu được làm từ nhựa PVC chất lượng nên ưu điểm khi sử dụng để in ấn đó là độ bám màu cao cùng khả năng chịu nhiệt tốt. Hơn nữa là thời gian in không quá lâu. Hãy lên ý tưởng cho việc thiết kế các hình ảnh được in trên background và gửi nó cho một dịch vụ in uy tín. Họ sẽ tư vấn cho bạn kích cỡ phù hợp nhất với quy mô sân khấu chương trình và tạo nên thành phẩm ưa ý nhất. 

Trang trí background Year End Party sử dụng đèn LED

Trào lưu thiết kế sân khấu màn hình led trong sự kiện vẫn chưa bao giờ hết hot bởi hiệu ứng chuyên nghiệp và mức độ ấn tượng mà nó mang lại. Trang trí background year end party với một hệ thống đèn LED được sắp xếp tinh tế và phù hợp sẽ khiến không gian sự kiện của bạn thực sự bừng sáng. Để từ đây những khách tham dự có thể “chen mình” check in lưu giữ những kỉ niệm khó quên cùng doanh nghiệp. 

>>> Xem thêm: Trào lưu sự kiện sử dụng màn hình led tại Đà Nẵng – Tại sao lại phổ biến đến vậy? 

Trang trí bữa tiệc cuối năm phong cách tinh tế 

Nếu doanh nghiệp của bạn với đặc thù cho ngành hàng hoặc dịch vụ mang tính thanh lịch, tao nhã, nữ tính thì có thể tạm quên đi những xu hướng trang trí có phần “hàm hố”, nổi loạn để tìm đến một một phong cách nhẹ nhàng, tinh tế hơn. Với phong cách trang trí này, Rose Gold là màu sắc bạn nên khai thác triệt, kết hợp với đó là việc sử dụng các chất liệu trang trí bằng kim loại sáng màu, thuỷ tinh và đá trong suốt để thêm phần sang trọng, quý phái và đầy ấn tượng. 

Trang trí Year End Party tràn ngập quà lưu niệm 

Quà lưu niệm sau khi là trợ thủ đắc lực trong việc trang trí, thu hút ánh nhìn ghé thăm thì đây cũng là một dấu son nhắc nhở về khoảnh khắc khó quên cho khách tham dự khi họ được tận tay nhận lấy và trở về từ bữa tiệc. Quà lưu niệm ở đây nên là các vật phẩm được thiết kế riêng mang những đặc trưng nhất định của quý công ty. Từ màu sắc, logo và các hình ảnh liên quan khác. Có thể là những chiếc cốc sứ, đồng hồ, áo thun, bộ ấm chén hay đơn giản là những chiếc móc khóa. Chỉ vậy thôi nhưng cũng đủ sức khiến Year End Party trở nên chẳng hề đơn điệu!

Chuẩn bị sẵn các đạo cụ chụp ảnh độc đáo 

Một mẹo nhỏ khác khiến công đoạn trang trí trở nên có tính ứng dụng cao đó là việc chuẩn bị sẵn các đạo cụ chụp ảnh sáng tạo, phù hợp với concept chủ đề của bữa tiệc. Những đạo cụ chụp ảnh đơn giản này rất dễ làm, nhưng nó được xem là một trong những cách “níu chân” và mang lại những giờ phút vui vẻ cho tất cả các vị khách trong đêm tiệc gala dinner cuối năm của doanh nghiệp.

Thiết kế quầy bar trong buổi tiệc gala dinner 

Year End Party

Một quầy bar pha chế với đa dạng các loại rượu, cocktail và nước ép được phục vụ cho khách tham dự chắc hẳn sẽ là một điểm cộng nổi bật và đắt giá trong tổng thể không gian sự kiện. Ý tưởng này nghe có vẻ lạ và hơi chút tốn kém nhưng nếu ngân sách cho phép, hãy cùng các nhân viên của công ty trải nghiệm cảm xúc đặc biệt này. Sẽ còn phù hợp hơn rất nhiều nếu quý công ty là một doanh nghiệp với những con người trẻ trung, năng động, cá tính và ưa thích sự sáng tạo. 

Hiện nay, TSK Media chuyên cung cấp cho thuê bàn ghế sự kiện, với các loại mẫu bàn ghế được đầu tư liên tục và thay mới. Bên cạnh các loại ghế hội nghị, ghế hội thảo, TSK Media còn là đơn vị cho thuê bàn ghế bar – cocktail hiện đại với chi phí phí phải chăng đáng cân nhắc.

4.3 Gợi ý các mẫu thiết kế thiệp mời year end party đẹp mắt 

Thiết kế mẫu thư mời Year End Party theo phong cách cổ điển

Thiết kế thư mời theo phong cách Vintage hay Retro cổ điển gần đây trở thành xu hướng được ưa chuộng trong lĩnh vực thiết kế nói chung. Khi sử dụng mẫu thiết kế cổ điển cho thiệp mời cần lưu ý có sự đồng điệu, thống nhất về chủ đề và cách trang trí tổng thể cho bữa tiệc để mang lại hiệu quả cao nhất. Màu sắc nên được lựa chọn là những gam màu trung tính như xám, be hay những gam màu trầm khác. Các họa tiết được thiết kế cần được tìm hiểu kỹ càng để lột tả đúng bản chất nhất có thể. 

Thiết kế mẫu thư mời theo phong cách sang trọng

Year End Party

Một lưu ý lớn để mô tả cho phong cách thiết kế này đó là việc bạn không nên quá “ôm đồm” quá nhiều chi tiết. Tất cả nên ở mức tiết chế để mang lại sự cân đối, tinh tế và hợp nhất có thể. Phần hình ảnh chỉ nên dừng lại ở logo, các biểu tượng hay các hình ảnh được chọn lọc liên quan đến công ty. Màu sắc được cân nhắc thường là các gam màu tối giản nhưng vẫn toát lên được sự nhã nhặn, sang trọng. 

Thiết kế mẫu thư mời theo màu thương hiệu công ty

Với cách thiết kế này, tấm thiệp sẽ đóng vai trò và vật phẩm đại diện cho hình ảnh của doanh nghiệp, góp phần tăng độ nhận diện về thương hiệu của công ty trong lòng đối tác và quý khách hàng. Nhiệm vụ chính của người thiết kế là sử dụng lặp lại tone màu chủ đạo của công ty một cách hợp lý và tinh tế nhất. Bên cạnh đó, cần khai thác thêm các gam màu liên quan khác để mẫu thư mời year end party không quá bị nhàm chán, tăng giá trị về mặt thẩm mỹ. 

Thiết kế thiệp mời điện từ và gửi email

Year End Party

Với phong cách làm việc chuyên nghiệp và ưa thích sự chủ động thì thiệp điện tử là giải pháp hữu hiệu về chi phí và cách thức. Việc thiết kế một tấm thiệp điện tử với độ nét và chất lượng cao nên cần đến sự hỗ trợ từ các công cụ đồ họa như Photoshop, Flash,…  Dù là thiệp mời giấy hay thiệp mời điện tử cũng cần đảm bảo tính thống nhất với chủ đề buổi tiệc để phát huy độ thẩm mỹ và chỉnh chu nhất. 

Có thể nói tiệc cuối năm Gala dinner là một trong những sự kiện lớn cần có sự quan tâm và đầu tư nhất định từ phía Ban lãnh đạo của các doanh nghiệp. Một chương trình trọng đại như vậy cũng đi đôi với công tác lên ý tưởng, lập kế hoạch và tổ chức khá phức tạp, yêu cầu trình độ kỹ thuật chuyên môn cao. TSK Media với quá trình hoạt động lâu dài, đúc kết được cho mình những kinh nghiệm dày dặn và bước chuyển mình hội nhập với xu thế để có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. TSK Media biết cách sử dụng ngân sách đầu tư của bạn đúng nơi đúng lúc để tạo ra những giá trị tốt nhất.  

 

 

>>> Đọc ngay: Tìm kiếm dịch vụ tổ chức year end party tại Đà Nẵng trọn gói chuyên nghiệp

Để nhận Báo giá và xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng – TSK Media uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp

Hotline: 02363 50 11 68

Fanpage: https://www.facebook.com/tskmediadanang/

url Hotline: 0931 999 929
Gọi ngay
TSK Media
Facebook Chat
url Zalo Chat
Zalo Chat