Điểm qua các công việc cần chuẩn bị cho buổi lễ khai trương hoàn chỉnh – 2020

Đã từ lâu quan điểm “đầu xuôi đuôi lọt” được hình thành trong suy nghĩ của người Việt Nam ta. Đặc biệt, đối với những người làm kinh doanh, họ coi rằng một sự mở đầu đầy mới mẻ, khang trang ít nhiều sẽ mang lại những điều may mắn, thành công trên chặng đường kinh doanh sau đó. Do đó, việc lên kế hoạch để chuẩn bị cho một buổi lễ khai trương tươm tất là một việc quan trọng cần được Ban lãnh đạo của doanh nghiệp xem xét kỹ lưỡng. Vậy cụ thể các các công việc cần làm đó là gì, hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây !

Xem bảng báo giá

1. Tổ chức lễ khai trường – Bước đầu trong kinh doanh

Khai trương là gì?

Khai trương nói chung được xem là một buổi lễ nhằm ra mắt, giới thiệu của một doanh nghiệp bước đầu đặt chân hoạt động trên thị trường. Đây là sự kiện cực kỳ quan trọng mở màn trong chuỗi hoạt động kinh doanh của quý doanh nghiệp. Đó là bước đánh dấu chính thức hình ảnh công ty trong lòng các khách hàng, đối tác và công chúng. 

Một buổi lễ khai trương khánh thành sẽ diễn ra các chương trình như quảng bá, giới thiệu thông tin tổng quan cũng như tầm nhìn, sứ mệnh và viễn cảnh của đơn vị trong thời gian sắp tới. Với mục đích giúp khách hàng, đối tác hiểu hơn và nhìn nhận được tiềm lực phát triển, hợp tác của doanh nghiệp. Góp phần thuận lợi cho bước đường kinh doanh lâu dài. 

Ý nghĩa của việc khai trương 

Đối với các doanh nghiệp thì việc tổ chức lễ khai trương không chỉ là sự kiện quan trọng hàng đầu đánh dấu sự xuất hiện trên thị trường. Đó cũng là cách để doanh nghiệp chứng minh năng lực, thực lực đến với khách hàng. Hơn thế, thông qua các phương tiện truyền thông quảng cáo, còn giúp thiết lập hình ảnh và tạo dựng các mối quan hệ trong tương lai. Có thể nói, tổ chức lễ khai trương chính là nền móng tạo dựng niềm tin và đòn bẩy thu hút khách hàng cực kì hiệu quả. Vậy quy trình để chuẩn bị cho buổi khai trương như thế nào là hiệu quả nhất ?

2. Quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Tiếp nhận thông tin khách hàng

khai trương

Để hình thành ý tưởng tốt thì việc đầu tiên cần làm đó là  tiếp nhận các thông tin cơ bản của khách hàng. Việc tìm hiểu không chỉ dừng lại ở các câu hỏi như mục đích vì sao tổ chức, thời gian, số lượng, đối tượng tham gia dự kiến. Mà hơn thế, đơn vị tổ chức sự kiện cần tìm hiểu và nắm bắt rõ ràng nhất đặc điểm, văn hoá của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu đặc biệt. Để từ đó mới hình thành trong mình tư duy, ý tưởng riêng biệt, độc báo phù hợp với tính chất của mỗi đối tượng khách hàng.

Lên ý tưởng, chủ đề, concept

Ý tưởng cũng đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ sự kiện nào. Dựa vào những nguồn thông tin khách hàng cung cấp, người chịu trách nhiệm tổ chức sẽ ra các quyết định về chủ đề, concept thiết kế, trang trí, âm thanh, ánh sáng,… Những ý tưởng độc đáo sẽ khiến buổi lễ trở nên thu hút hơn, từ đó tạo ra hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. 

Để thêm phần trọn vẹn và thoải mái cho khách mời, sự kiện khai trương thường lồng ghép tổ chức tiệc trà tea break xen kẽ vào thời gian giải lao. Đây sẽ là một giải pháp nếu thời lượng sự kiện của bạn là điều đáng lo ngại. 

Lập kế hoạch

Sau khi đã xác định được chủ đề và concept thì tiến hành bắt tay vào lập kế hoạch cho sự kiện. Tùy vào mục đích, yêu cầu của khách hàng để thiết kế  sao cho phù hợp nhất. Kế hoạch cần xác định rõ thời gian, các hạng mục chi tiết cùng với sự phân công trách nhiệm đối với cá nhân hoặc tổ chức cho từng hạng mục để việc theo dõi được xuyên suốt và thuận tiện hơn. 

Làm việc với các đối tác và nhà cung ứng

Nếu quý công ty chưa đủ kỹ năng trong việc tổ chức một sự kiện với quy mô tương đối lớn và quan trọng như thế này thì giải pháp tốt nhất là thuê ngoài các đơn vị chuyên môn và có kinh nghiệm. Thông thường, đối với các sự kiện khai trương, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ của các agency tổ chức sự kiện để tiết kiệm thời gian, nguồn lực cũng như hạn chế rủi ro. Bao gồm các công tác liên quan đến cho thuê thiết bị sự kiện, cho thuê âm thanh, ánh sáng, cho thuê và lắp đặt sân khấu,…

>>> Cập nhật ngay: 3 XU HƯỚNG CHO THUÊ VÀ LẮP ĐẶT SÂN KHẤU “CỰC ĐỈNH” TẠI TSK MEDIA

Viết kịch bản chi tiết cho sự kiện

Dựa trên kế hoạch tổng thể, nhà tổ chức bắt đầu viết kịch bản cho buổi lễ khai trương cửa hàng. Kịch bản thường bao gồm các nội dung chính như chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, bài phát biểu, giới thiệu và hoạt động trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ. Một kịch bản tốt cần có sự mạch lạc, thống nhất và tính logic giữa các phần. Nên biết tiết chế, giới hạn vừa đủ các phần nội dung được cho là không cần thiết, gây nhàm chán cho khách mời tham dự sự kiện

Truyền thông, quảng bá cho buổi lễ khai trương

khai trương

Marketing sẽ là hoạt động cần thiết để truyền thông cho sự kiện, giúp mọi người biết đến hình ảnh thương hiệu của tổ chức. Đặc biệt đối với quy mô doanh nghiệp ở mức vừa và lớn. Các hoạt động truyền thông cho buổi lễ nên được triển khai trên cả kênh online và offline. Các ấn phẩm như băng rôn khai trương, thư mời khai trương, backdrop khai trương cũng như quà tặng khai trương là những thứ doanh nghiệp nên có sự đầu tư chuẩn bị kỹ càng nếu muốn công tác truyền thông trở nên nhất quán và hiệu quả. 

3. Thời điểm phù hợp tổ chức lễ khai trương

Chọn ngày khai trương theo tuổi

Dựa vào độ tuổi để xem xét ngày giờ phù hợp thuận đường sự nghiệp đã trở thành nếp suy nghĩ, quan điểm duy tâm không chỉ ở người Việt Nam nói riêng mà còn ở các nước Á Đông nói chung. Chọn được ngày lành để tổ chức lễ khai trương chắc hẳn sẽ mang lại một tâm lý tốt và niềm tin vững vàng.  

Nên chọn ngày nào để tổ chức khai trương? 

Những ngày cuối tuần là một đề xuất đúng đắn mà quý công ty cần cân nhắc. Với các lý do thuyết phục như đây là thời điểm khách hàng sẽ có khoảng trống trong thời gian biểu nhiều hơn, tâm lý cũng thoải mái và sẵn lòng hơn để đến với buổi tiệc sau một tuần làm việc mệt mỏi. Nếu danh sách khách mời được chọn lọc chỉ là những đối tượng thật sự quan trọng với doanh nghiệp thì thời điểm buổi tối trong tuần cũng là một phương án thuận lợi nên xem xét.  Vừa dễ dàng trong việc đi lại cũng như chuẩn bị sắp xếp đặt tiệc tại các nhà hàng.  

Chọn ngày khai trương nên tránh những ngày nào? 

Lễ khai trương vào đầu năm mới thường rơi vào ngày mùng 4, 6, 8,… là những ngày chẵn tượng trưng cho sự no đủ, tròn đầy. Mặt khác, nên tránh các ngày “Tam nương” như ngày mùng 3, 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch. Với tâm niệm đây là những ngày đại hạn, không may mắn để diễn ra những việc trọng đại như cưới hỏi, tổ chức lễ khởi công động thổ.

4. Những khoản chi phí cần chuẩn bị cho buổi lễ khai trương

khai trương

Để quản trị nguồn ngân sách hợp lý, về phía quý doanh nghiệp, cần lên kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức cho sự kiện một cách chi tiết nhất cho từng hạng mục cụ thể. Bởi việc tăng giảm trong phân bổ chi phí dù nhỏ nhất cũng sẽ ảnh hưởng tới dịch vụ và chất lượng của sự kiện đó. Về phía đơn vị thuê ngoài tổ chức sự kiện, cần có sự công khai, rõ ràng về toàn bộ các khoản chi phí. Đặc biệt là những khoản chi phí phát sinh nhập nhằng có thể ảnh hưởng đến uy tín và sự hợp tác giữa hai bên. 

 

Với kinh nghiệm là đơn vị tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng trong nhiều năm qua, TSK media sẽ giúp quý công ty xử lý bài toán chi phí khoa học,  tối ưu hóa nguồn ngân sách một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất. 

>> Tham khảo chi tiết: 

Bảng báo giá tổ chức sự kiện khai trương trọn gói tại TSK media

5. Xu hướng tổ chức lễ khai trương hấp dẫn và thành công thu hút khách hàng

Tổ chức lễ khai trương kết hợp chương trình bốc thăm hoặc quay số trúng thưởng

Nắm bắt “insight” của hầu hết khách hàng đó là đều bị thu hút bởi quà tặng. Do đó một sự kiện khai trương bên cạnh các nghi lễ, chào hỏi thông thường có phần nhàm chán thì việc triển khai chương trình bốc thăm hoặc quay số trúng thưởng với lời nhấn mạnh về giải thưởng liên tục từ phía MC chắc chắn sẽ làm vực dậy tinh thần của quý khách mời cực kỳ hiệu quả. Những món quà hấp dẫn sẽ góp phần khuấy động không khí hứng khởi và tăng thêm phần tương tác hai chiều tích cực giữa khách tham dự với quý công ty. Sẽ là một ý tưởng rất đáng để trải nghiệm !

Tổ chức lễ khai trương có sự tham gia của người nổi tiếng

Sự góp mặt của người nổi tiếng vào các sự kiện quan trọng với mục đích marketing, quảng cáo cho đơn vị hiện nay không còn là ý tưởng mới lạ. Người nổi tiếng này có thể là hot boy, hot girl, người mẫu, ca sĩ hay diễn viên mà một bộ phận đông đảo khán giả biết đến. Cũng phải công nhận với cách thức này, quý doanh nghiệp chắc hẳn sẽ dành ra nguồn ngân sách tương đối đắt đỏ. Tuy nhiên sức hút và độ hiệu quả truyền thông, vai trò nâng tầm thương hiệu của nó vẫn không hề thuyên giảm. 

Tổ chức lễ khai trương kết hợp chương trình dùng thử sản phẩm miễn phí

khai trương

Việc tổ chức chương trình dùng thử sản phẩm miễn phí trong ngày tổ chức lễ khai trương sẽ phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng thực phẩm, công nghệ hay mỹ phẩm. Thời điểm khai trương chính là lúc mọi người chú ý đến cửa hàng kinh doanh rất nhiều, vì thể khi kết hợp với việc cho phép dùng thử sản phẩm sẽ giúp khách hàng tiếp cận nhanh nhất với sản phẩm và các dịch vụ của doanh nghiệp. 

Điều này sẽ giúp cửa hàng kinh doanh nhận được nhiều sự tương tác từ khách hàng, qua đó khách hàng cũng có thể dựa trên dịch vụ của doanh nghiệp để đánh giá, nhận xét và phản hồi lại với doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian giải quyết vấn đề nhu cầu của khách hàng đối với cửa hàng một cách nhanh nhất.

Tổ chức lễ khai trương kết hợp khuyến mãi thu hút khách hàng

Tương tự như hoạt động dùng thử, chương trình khuyến mãi nhân ngày khai trường sẽ là một cách tốt để lấy được sự chú ý từ khách hàng. Thường việc tổ chức và triển khai hoạt động khuyến mãi sẽ phổ biến hơn và sẽ phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp hơn so với việc dùng thử sản phẩm. Việc tổ chức khuyến mãi sẽ giúp khách hàng cảm thấy họ đang mua được với mức giá hời hơn so với mức giá ban đầu của sản phẩm, tạo được thiện cảm bước đầu trong lòng khách hàng. 

Ngoài ra, chương trình khuyến mãi còn là cách để khuyến khích khách hàng dùng thử sản phẩm của doanh nghiệp mà vẫn khiến họ vui lòng khi mua hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lưu ý với hình thức này vì nếu sử dụng quá nhiều lần sẽ gây lệch hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng, khiến cho việc tiếp cận khách hàng mới đối với sản phẩm mới sau này sẽ càng khó khăn.

>>>Xem thêm: “Tất Tần Tật” Những Thông Tin Cần Thiết Để Tổ Chức Một Year End Party Trọn Vẹn

6. Những rủi ro có thể xảy trong khi tổ chức khai trương

Một chương trình, sự kiện khi được tổ chức, dù cho đã hoàn tất các khâu chuẩn bị một cách kĩ lường thì vẫn có những phần bạn không thể lường trước được. Nắm được các sự cố cũng như cách khắc phục sẽ giúp cho hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt khách hàng tăng lên đáng kể. Chịu ảnh hưởng từ văn hóa truyền thống Á Đông, sự kiện khai trương cửa hàng tại Việt Nam cũng có đôi chút khác biệt so với các nước khác. Dưới đây là một số yếu tố nên chú ý khi tổ chức.

Sự cố thiết bị

Thiết bị âm thanh, ánh sáng trong sự kiện là những vật dụng thường có mức độ rủi ro cao. Để tránh gây ra sự cố đáng tiếc, đảm bảo bạn phải giải quyết từ “gốc”: kiểm tra và sắp xếp đường dây điện một cách gọn gàng tránh chắn đường gây cản trở di chuyển, hệ thống công suất nguồn điện, đảm bảo vị trí đặt thiết bị là môi trường bằng phẳng khô ráo,…

Quản lý đám đông

Người tham dự càng đông thì chứng tỏ chương trình, sự kiện khai trương của bạn đang rất thành công. Tuy nhiên, số lượng người càng lớn thì việc kiểm soát sẽ diễn ra khó khăn hơn nhiều. Việc duy trì bầu không khí thoải mái, thư giãn cho khách hàng và duy trì sự náo nhiệt đó mà không quá hoảng loạn để xảy ra phát sinh không đáng có là điều khá khó khăn mà đội ngũ nhân viên trong sự kiện cần phải lên kế hoạch chuẩn bị trước. Ngoài ra, tình trạng cướp giật vẫn có thể xảy ra trong sự kiện đông người, vì thế tốt nhất là chương trình cần có thêm nhân viên an ninh và camera theo dõi để đề phòng xảy ra bất trắc.

Phương tiện di chuyển

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức, điều bạn cần chú ý tiếp theo chính là sức chứa của bãi đỗ dựa trên số lượng khách tham gia. Cần đảm bảo các lối ra vào giữa bãi đỗ xe và khu vực tổ chức có sự thuận tiện và cần nhiều người canh gác. Điều này giúp cho tâm lý của khách hàng sẽ thoải mái hơn và doanh nghiệp cũng sẽ yên tâm hơn về việc giữ và bảo quản tài sản của khách hàng khi họ tham gia sự kiện của công ty.

>>>Xem thêm: Những công việc cần làm để tổ chức khai trương cửa hàng thời trang

An toàn nhân sự

Nhân sự cũng cần được chú ý và quan tâm không chỉ riêng khách hàng và người tham dự. Đây là đội ngũ tiếp cận và phục vụ trực tiếp với khách hàng trong khi chương trình diễn ra vì thế tạo tâm trạng thoải mái và vui vẻ đối với nhân sự cũng là điều quan trọng mà doanh nghiệp quan tâm. Bạn có thể hỗ trợ cho nhân sự của mình một số yếu tố như: chi phí đi lại, ăn ở khi diễn ra chương trình, phí hỗ trợ cho chương trình, các phần quà nhỏ,..

Sự cố y tế – thời tiết

Tai nạn và chấn thương là điều không ai mong muốn, kể cả trong thời gian tổ chức sự kiện khai trương. Bố trí nhân viên y tế tại các khu vực trong sự kiện là điều nên làm để giảm thiểu những thương tích nặng và rút ngắn thời gian xử lý vết thương. Để giải quyết vấn đề liên quan đến thời tiết, bạn cần kiểm tra trước về phần dự báo và bên cạnh đó, chuẩn bị trước những vật dụng chống nước hoặc vật dụng che mưa nếu thời tiết có chuyển biến xấu.

Sự cố cháy nổ

Cháy nổ chính là sự cố mà có thể gây ảnh hưởng đến chính những người tham dự. Điều quan trọng là doanh nghiệp bạn cần phải nắm rõ tất cả những nguyên nhân tiềm tàng có thể cháy nổ. Tiếp theo, trong sự kiện khai trương của doanh nghiệp chắc chắn không thể thiếu những vật dụng phòng chống cháy nổ để có thể “giải cứu” tình huống một cách kịp thời. 

>>>Xem thêm: Tiêu chí đánh giá một đơn vị cho thuê âm thanh giá rẻ tại Đà Nẵng

An toàn thực phẩm

Có thể bạn không cần phải trực tiếp đứng ra chuẩn bị đồ ăn trong buổi khai trương, song việc kiểm soát nguồn cung thực phẩm là điều nên làm để đảm bảo các sản phẩm đến với tay khách hàng, kể cả là đồ ăn uống đi nữa đều phải giữ vệ sinh và chất lượng tốt nhất. Và chắc chắn bạn sẽ không muốn nghe được thông tin “ngộ độc thực phẩm” đến từ chính người tham dự trong chương trình khai trương của mình.

tổ chức tiệc trà tea break
tổ chức tiệc trà tea break

7. Lựa chọn doanh nghiệp tổ chức sự kiện uy tín tại đà nẵng – TSK Media  

Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương khánh thành tại TSK media

Tự hào là một đơn vị tiên phong trong việc tổ chức sự kiện, khai trương khánh thành động thổ , TSK Media mong muốn mang lại những sự chuẩn bị hoàn hảo và chuyên nghiệp nhất đến với khách hàng tổ chức sự kiện. Đội ngũ nhân viên TSK Media với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ đưa ra những tư vấn phù hợp nhất đối với loại hình doanh nghiệp của khách hàng với mức giá tốt nhất. Các chương trình, sự kiện sẽ được lên kế hoạch chi tiết và thông qua khách hàng trước khi bước vào thiết lập chương trình, đảm bảo 100% sự hài lòng của khách hàng. 

Tìm hiểu những mô hình khai trương thành công và hấp dẫn trong năm 2020 mà TSK Media đã thực hiện:

  • Grand Opening Shinhan Bank

Sự kiện khai trương Shinhan Bank vào ngày 19 tháng 8 năm 2019 đã đạt được nhiều thành công đáng kể về việc chuẩn bị lẫn khâu tổ chức. Các hoạt động khai trương được chuẩn bị và thực hiện đầy đủ trong chương trình.

khai trương
cho thuê bàn ghế
khai trương
  • Event Khai trương Coffee AHA cơ sở 2 tại Đà Nẵng

Event khai trương tiệm cà phê AHA được diễn ra vào ngày 13 tháng 8 năm 2019 tại 160 Lê Lợi, Hải Châu, Đà Nẵng. Sau sự thành công của cửa hàng cơ sở 1 ở 34 Lê Đình Dương, AHA tiếp tục mở rộng cửa hàng của mình và đã tổ chức buổi khai trương kỷ niệm cho hoạt động này.

khai trương
khai trương

Để nhận Báo giá và xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng – TSK Media uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp

Hotline: 02363 50 11 68

Fanpage: https://www.facebook.com/tskmediadanang/

url Hotline: 0931 999 929
Gọi ngay
TSK Media
Facebook Chat
url Zalo Chat
Zalo Chat