Bắt kịp trào lưu tổ chức sự kiện trực tuyến cho doanh nghiệp

tổ chức sự kiện trực tuyến

Thời gian gần đây, tổ chức sự kiện trực tuyến đã và đang dần được nhiều doanh nghiệp tìm hiểu và áp dụng vào các sự kiện riêng của họ. Dưới sự tác động của Covid-19, nhiều sự kiện đã được chuyển sang hình thức trực tuyến hơn và nhận được nhiều thành công không thua kém việc thực hiện bằng hình thức offline. Cùng tìm hiểu về sự kiện trực tuyến và cách để doanh nghiệp áp dụng thành công trong kế hoạch tiếp cận khách hàng của mình.

1. Sự kiện ảo là gì? – Trào lưu tổ chức sự kiện trực tuyến

Sự kiện ảo (virtual event) có nhiều định nghĩa, nhưng chung quy lại nó chính là một cuộc gặp mặt hoặc một buổi sự kiện được diễn ra dưới hình thức trực tuyến trên trên nhiều nền tảng hỗ trợ online khác nhau thay vì một địa điểm trực tiếp và thực tế. Các sự kiện này có thể gồm nhiều loại khác nhau, bao gồm buổi thảo luận nhỏ hoặc hội nghị giữa giữa những đối tác của công ty, hay hội thảo với hàng ngàn người tham dự.

Xem thêm: Những rủi ro trong tổ chức sự kiện mà “ông chủ” event agency nào cũng phải nắm

2. Các hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến cho doanh nghiệp

2.1 Webinars – Hình thức tổ chức sự kiện ảo phổ biến

Webinar là gì?

Webinar được định nghĩa là hội thảo video trực tuyến dựa trên web. Người tổ chức webinar sẽ tạo chương trình trên Internet và mời người tham gia bằng cách gửi hình thức kết nối với mọi người, dù ở bất cứ đâu chỉ cần có Internet là có thể tham gia được. Người tổ chức Webinar vẫn có thể tự thuyết trình giống như các buổi hội thảo trực tiếp, hoặc sử dụng trình chiếu để thực hiện buổi hội thảo.

Ưu và nhược điểm của Webinar

Ưu điểm:

  • Webinar rất thuận lợi cho những hoạt động đào tạo hoặc nhóm ảo hoặc việc đào tạo với số lượng lớn thành viên trong tổ chức hoặc công ty.
  • Tiết kiệm được chi phí và thời gian di chuyển của những người tham dự.
  • Người tham dự ở bất cứ đâu vẫn có thể tham gia vào buổi hội thảo trực tuyến này
  • Chi phí để setup cho một buổi webinar cũng thấp hơn khá nhiều so với một sự kiện trực tiếp diễn ra thông thường.

Nhược điểm:

  • Người tham dự có thể bỏ lỡ việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể để giao tiếp với nhau trong buổi webinar
  • Người thuyết trình hay dẫn dắt chương trình sẽ không biết được phản ứng của người tham dự như thế nào để có thể điều chỉnh chương trình tốt hơn
  • Tương tác giữa người thuyết trình và người tham dự sẽ hạn chế hơn vì không thể tương tác trực tiếp với nhau.
  • Những vấn đề về mặt kỹ thuật có thể sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của chương trình. Những người tham dự có đường truyền Internet không ổn định sẽ bất lợi hơn khi tiếp cận nội dung và tương tác với người thuyết trình.
  • Người tham dự sẽ dễ dàng bị xao nhãng bởi những tác nhân khác khi đang tham gia Webinar như: môi trường, âm thanh, tiếng ồn, tốc độ Internet,.. trong khi với hình thức trực tuyến, người tham gia sẽ dễ tập trung hơn vì ở trong một khán phòng kín, có sự im lặng cao độ.

2.2 Tổ chức hội nghị trực tuyến

tổ chức sự kiện trực tuyến

Tương tự với việc tổ chức hội nghị trực tiếp, song hội nghị trực tuyến thì lại có cách thức thông qua việc kết hợp với Internet để tổ chức hội nghị. Các nội dung trong một hội nghị vẫn được chuẩn bị đầy đủ, các phiên thảo luận và trình bày vẫn được diễn ra. Phần tài liệu của hội nghị trực tuyến sẽ được gửi đến trước khi hội nghị diễn ra thời gian ngắn. Trong thời điểm đại dịch Covid-19, những hoạt động tụ tập đông người vẫn còn hạn chế ở nhiều nơi, thì hội nghị trực tuyến là một phương pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp trong việc thảo luận và đưa ra giải pháp kinh doanh.

Ưu và nhược điểm của hội nghị trực tuyến

Ưu điểm:

  • Tiết kiệm được nhiều khoản chi phí phát sinh so với hội nghị thường, không chỉ đối với từng cá nhân trong tổ chức mà còn đối với ngân sách của doanh nghiệp cho hoạt động này. Các chi phí bao gồm chi phí để thuê một địa điểm tổ chức, chi phí để di chuyển và các chi phí khác.
  • Vì bớt đi rất nhiều công đoạn phức tạp cho hội nghị thông thường, hội nghị trực tuyến sẽ giúp những thành viên trong cuộc họp được gặp nhau thường xuyên hơn, tương tác thoải mái hơn thông qua màn hình
  • Nội dung cuộc họp sẽ được ghi lại 1 cách trực tuyến, thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu thông tin và báo cáo trong cuộc họp 

Nhược điểm:

  • Các thành viên không có cơ hội để làm quen nhau trong cuộc họp trực tuyến, khác với các cuộc họp thường sẽ có những tiệc trà tea-break nhẹ hãy những thời điểm có thể tự do trò chuyện với nhau.
  • Các nội dung riêng trong kế hoạch kinh doanh cũng khó có thể được tiết lộ rõ ràng trong cuộc họp trực tuyến. Vì thường người tổ chức sẽ khó có thể kiểm soát được thông tin có bị rò rỉ hay không và nguồn rò rỉ từ đâu nếu như người tham dự ở những vị trí khác nhau tham gia cuộc họp. 
  • Vấn đề kỹ thuật ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng của hội nghị trực tuyến. Chỉ cần kết nối mạng bị ảnh hưởng bởi 1 thời gian ngắn, các hoạt động trong cuộc họp đều có thể tạm dừng hoặc gây phiền nhiễu đến chất lượng tổng thể cuộc họp.

2.3 Sự kiện hỗn hợp

Sự kiện hỗn hợp là gì?

Sự kiện hỗn hợp là sự kết hợp giữa hình thức trực tuyến và một sự kiện trực tiếp trong cùng 1 chương trình. Có thể là một sự kiện cho nội bộ doanh nghiệp hoặc là một sự kiện hỗn hợp ngoài tổ chức.

Phân loại sự kiện hỗn hợp

tổ chức sự kiện trực tuyến

Sự kiện hỗn hợp nội bộ: Đây là những sự kiện mang tính chất nội bộ trong công ty. Bao gồm các hoạt động đào tạo nhân viên, các cuộc họp bộ phận riêng biệt, những buổi sự kiện bán hàng hay trao đổi thông tin,… Việc tập hợp nhân viên và các trưởng bộ phận sẽ khá khó khăn về điều kiện địa lý cũng như việc di chuyển. Trong trường hợp đó, một sự kiện trực tuyến như thế này sẽ đảm bảo giải quyết được vấn đề trên.

Sự kiện hỗn hợp bên ngoài tổ chức: Sự kiện này được tổ chức để gặp mặt những người bên ngoài doanh nghiệp và tổ chức, có thể là sự kiện hội nghị khách hàng hoặc hội nghị ngành. Trong trường hợp có sự xuất hiện và đánh giá của những người ngoài tổ chức, doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và yêu cầu về chất lượng cao hơn. Điều này sẽ tạo nên sự ảnh hưởng không khác gì những sự kiện được tổ chức trực tiếp. 

Ưu nhược điểm của sự kiện hỗn hợp

Ưu điểm:

  • Tiếp cận tối đa khách hàng khi tổ chức sự kiện trực tuyến. Họ có thể dễ dàng tham gia chương trình của doanh nghiệp
  • Tạo ra nhiều chương trình, hoạt động trực tuyến thu hút khách hàng tương tác nhiều hơn
  • Tiết kiệm chi phí tổ chức và những chi phí phát sinh khác khi thực hiện sự kiện trực tuyến

Nhược điểm: 

  • Không thể biết được cảm nhận của khách hàng chỉ thông qua tương tác trên màn hình trực tuyến
  • Cảm nhận về sản phẩm và doanh nghiệp có thể không đạt được đúng chất lượng dự kiến mà công ty kỳ vọng
  • Kết nối Internet trong trường hợp này sẽ gây ấn tượng xấu đến với khách hàng, khiến họ hoài nghi về chất lượng sản phẩm / dịch vụ của công ty dù đây chỉ là nguyên nhân khách quan.

Xem thêm: “Món quà” bất ngờ mà các event agency nhận được từ Corona

3. Điều kiện để tổ chức sự kiện trực tuyến cho doanh nghiệp

3.1 Chọn kênh thực hiện phù hợp

Một sự kiện trực tuyến để diễn ra thành công cần phải được lựa chọn và chuẩn bị một kênh để tổ chức. Việc đánh giá và xem xét kênh tổ chức phải dựa trên các yếu tố như: Độ phủ của kênh, tính năng của website đó có đảm bảo tốt trong việc tổ chức sự kiện trực tuyến hay không, đối tượng nhắm đến trong sự kiện là ai,… Từ những yếu tố được đưa ra, doanh nghiệp có thể chọn cho mình một kênh phù hợp để tổ chức sự kiện với mức độ thành công cao và đạt được hài lòng của người tham dự.

3.2 Cân nhắc tính chất của sự kiện trực tuyến cần tổ chức

Tính chất của sự kiện rất quan trọng trong việc tổ chức. Với những sự kiện có người tham dự là khách hàng hay người ngoài công ty, các khâu tổ chức phải được chuẩn bị tốt để tránh những sai sót không đáng có. Ngoài ra, thời gian diễn ra sự kiện cần được cân nhắc để đảm bảo sự thoải mái và hài lòng giữa người tham dự lẫn người tổ chức.

tổ chức sự kiện trực tuyến

4. Kinh nghiệm để tổ chức các sự kiện trực tuyến

4.1 Lên kế hoạch tổ chức sự kiện chu đáo

Cho dù là sự kiện offline hay online, điều bạn cần làm chắc chắn là phải thiết lập 1 bản kế hoạch hoàn hảo khi tổ chức sự kiện. Bạn phải đảm bảo kiểm soát được hầu như là mọi thứ diễn ra trong sự kiện và các chi phí phát sinh. Những yếu tố mà bạn nên lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện chính là:

  • Chương trình mang đến lợi ích gì cho khách hàng
  • Đối tượng mà doanh nghiệp nhắm đến là ai?
  • Sự kiện sẽ được truyền thông như thế nào?
  • Thời điểm tổ chức sự kiện đã phù hợp chưa?
  • Ngân sách cho doanh nghiệp dành cho sự kiện đã hợp lý chưa?

Trả lời được các câu hỏi trên sẽ giúp doanh nghiệp / cửa hàng của bạn tổ chức sự kiện trực tuyến thành công hơn.

 4.2 Quảng bá sự kiện trực tuyến

Không phải diễn ra trực tuyến thì doanh nghiệp sẽ bỏ qua bước truyền thông ra bên ngoài. Bạn hãy tận dụng nguồn khán giả mục tiêu trực tuyến trên các mạng xã hội để tiến hành giới thiệu họ cũng như liên hệ với những bên cộng tác để nhờ hỗ trợ truyền thông nhằm thu hút nhiều người biết đến sự kiện của bạn hơn và có thể, họ sẽ hứng thú với chương trình của bạn và nhấn “Tham gia”.

4.3 Dùng nhiều cách để khuyến khích khách hàng tương tác với doanh nghiệp

Đối với sự kiện trực tuyến, dù khá khó để khách hàng trải nghiệm được sản phẩm / dịch vụ, nhưng không phải không có phương pháp để khách hàng tiếp cận và tương tác với doanh nghiệp. Bạn nên kết hợp nhiều kênh truyền thông cùng với việc tận dụng các tài nguyên trên mạng xã hội để tạo ra thông tin và nội dung để khách hàng cảm nhận rõ hơn về doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc xây dựng profile doanh nghiệp là điều nên làm nếu bạn muốn phát triển hoạt động kinh doanh nhiều hơn trên Internet, hoặc đơn giản để khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm và biết đến bạn nhất khi họ sử dụng Internet.

4.4 Chuẩn bị tinh thần ứng phó với những sự cố phát sinh ngoài ý muốn

Dù cho tổ chức sự kiện trực tuyến hay diễn ra trực tiếp với khách tham dự, sự cố là điều không thể tránh khỏi trong quá trình diễn ra. Tuy nhiên 1 doanh nghiệp tốt là doanh nghiệp có thể ứng biến trước mọi tình huống phát sinh bất ngờ, đặc biệt là chiều hướng tiêu cực. Bạn nên chuẩn bị 1 số phương án dự phòng cho những sự cố có thể dự đoán trước và nên thêm 1 số vật dụng cần thiết để khắc phục sự cố không biết trước.

5. TSK Media – Đơn vị tiên phong tổ chức sự kiện trực tuyến tại Đà Nẵng

Tự hào là một đơn vị tiên phong trong việc tổ chức các sự kiện trực tuyến, TSK Media mong muốn mang lại những sự chuẩn bị hoàn hảo và chuyên nghiệp nhất đến với khách hàng tổ chức sự kiện. Đội ngũ nhân viên TSK Media với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ đưa ra những tư vấn phù hợp nhất đối với loại hình doanh nghiệp của khách hàng với mức giá tốt nhất. Các chương trình, sự kiện sẽ được lên kế hoạch chi tiết và thông qua khách hàng trước khi bước vào thiết lập chương trình, đảm bảo 100% sự hài lòng của khách hàng.

6. Cùng điểm qua các sự kiện trực tuyến thành công năm 2020

6.1 Salesforce World Tour Sydney được mô phỏng lại

tổ chức sự kiện trực tuyến

Salesforce là một trong những tổ chức đầu tiên xoay quanh các sự kiện ảo do COVID-19, và họ đã tạo 1 sự kiện World Tour vào đầu tháng 3. Trong một tuyên bố trên trang web của mình, Salesforce viết: “Sự an toàn và phúc lợi của nhân viên, khách hàng và cộng đồng là ưu tiên số một của chúng tôi. Bằng cách làm cho World Tour trở thành một trải nghiệm trực tuyến, nó loại bỏ nhu cầu người tham dự phải trực tiếp tham dự và đi du lịch đến Sydney đồng thời cho phép họ vẫn được hưởng lợi từ nội dung sự kiện. 

Sự kiện này đã thành công thu hút hơn 80.000 người xem trực tiếp, Salesforce cho biết sự kiện kéo dài một ngày này đã mang lại 1,2 triệu lượt xem video trên các kênh xã hội. Pó chủ tịch Marketing của Salesforce, Renata Bertram cũng chia sẻ: “Chỉ trong 10 ngày làm việc,  kiện đã thành công trong việc mô phỏng lại cách mà họ tổ chức sự kiện hàng năm ở Châu Á Thái Bình Dương.

6.2 SBC Digital Summit

Sự kiện ngành công nghiệp trò chơi và hoạt động cá cược ảo được tổ chức từ ngày 27 tháng 4 đến ngày 1 tháng 5. Sự kiện này được thiết kế để mang đến cho người tham dự trải nghiệm tương tác. Và nó đã làm được điều đó.

tổ chức sự kiện trực tuyến

Hội nghị thượng đỉnh kỹ thuật số SBC đã sử dụng “một nền tảng kỹ thuật số tiên tiến (để cung cấp) cho các đại biểu của (hội nghị thượng đỉnh) quyền truy cập vào không gian sự kiện ảo toàn diện, có nhiều lợi ích của hội nghị và triển lãm vật lý.”

Những người tham dự ảo “đến” Khu vực tiền sảnh và sau đó được cấp quyền truy cập vào các phòng khác nhau trong toàn bộ địa điểm ảo. Các phòng này bao gồm Phòng triển lãm, nơi người tham dự có thể tham quan các gian hàng, gặp gỡ với các nhà triển lãm và xem các sản phẩm. Ngoài ra còn có Thính phòng Hội nghị, nơi những người tham dự lắng nghe các bảng và bài thuyết trình của diễn giả, và Phòng chờ Mạng lưới, nơi những người tham dự có thể tương tác với nhau, riêng tư hoặc trong các cuộc trò chuyện nhóm.

6.3 Zoomtopia – Buổi dạ tiệc từ thiện bằng nền tảng video trực tuyến

Ngay trong thời điểm ứng dụng Zoom đang tự khẳng định mình như một công cụ công nghệ phải có trong thời kỳ đại dịch Covid-19, Larry và Toby Milstein ở New York đã nảy ra ý tưởng: Tổ chức một buổi dạ tiệc từ thiện bằng nền tảng video trực tuyến đang bùng nổ. Vì vậy, họ đã quyết định thực hiện điều đó – Zoomtopia

Zoomtopia có tất cả các chi tiết trang trí của một buổi dạ tiệc ngoài đời thực. Chương trình  thiết kế những lời mời hoàn hảo, tổng hợp dữ liệu một danh sách khách mời, các buổi biểu diễn, cocktail đặc trưng, ​​một ủy ban tổ chức. Tuyệt vời, 100% doanh thu bán vé của buổi da tiệc này sẽ được chuyển trực tiếp đến Quỹ Phản ứng COVID-19 của Tổ chức Y tế Thế giới và Quân đoàn Y tế Quốc tế. Không ngoài dự đoán, ý tưởng độc đáo này của Larry và Toby đã nhận được số tiền quyên góp là 20.000 đô la, trong khi sự kiện này có mức chi phí bỏ ra để thực hiện là 0.

Zoomtopia - Buổi dạ tiệc từ thiện bằng nền tảng video trực tuyến

Tổ chức sự kiện trực tuyến có những ưu điểm mà doanh nghiệp có thể tìm hiểu và nắm bắt để tổ chức tốt. Sự phát triển không ngừng của công nghệ trong tương lai sẽ dần dần khẳng định được vai trò quan trọng của sự kiện ảo đối với việc xây dựng và phát triển của doanh nghiệp.

Để nhận Báo giá và xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện, 

Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng – TSK Media uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp

Hotline: 02363 50 11 68

Fanpage: https://www.facebook.com/tskmediadanang/

url Hotline: 0931 999 929
Gọi ngay
TSK Media
Facebook Chat
url Zalo Chat
Zalo Chat