BẬT MÍ “TỪ A ĐẾN Z” CÁC BƯỚC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TSK MEDIA

BẬT MÍ “TỪ A ĐẾN Z” CÁC BƯỚC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TSK MEDIA

Tổ chức sự kiện hiện nay đã trở thành một hoạt động quen thuộc đối với hầu hết các tổ chức hoặc công ty. Tác động của nó đến với các hoạt động truyền thông và quan hệ khách hàng là vô cùng hiệu quả. Thế nhưng làm sao để tiến hành một sự kiện không để lại sai sót? Tùy theo từng đơn vị tổ chức, từng công ty khác nhau mà sẽ có những bước khác nhau. Đối với TSK Media thì tất cả các sự kiện mà công ty đứng ra tổ chức đều có chung những bước sau.

1. Lên kế hoạch cho sự kiện cần tổ chức – Công ty tổ chức sự kiện Đà Nẵng chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất để tạo nên sự thành công cho một sự kiện đó là xây dựng kế hoạch tổ chức. Một bản kế hoạch đầy đủ bao gồm những thành phần như: danh sách khách mời, địa điểm và thời gian tổ chức, quy mô sự kiện, chủ đề của sự kiện, nhân lực cần thiết, ngân sách cho sự kiện,… Việc lên kết hoạch chi tiết và đầy đủ là tiền đề dẫn đến sự thành công của sự kiện, giúp kiểm soát tốt hơn các công việc cần làm. Ngoài ra, việc xây dựng từ 1 đến 2 bản kế hoạch giúp TSK có thể ứng biến khi có sự cố bất ngờ xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

2. Chuẩn bị nhân sự đầy đủ cho sự kiện – Đơn vị sự kiện Đà Nẵng uy tín 

Tổ chức sự kiện

Một thành phần không thể thiếu để sự kiện diễn ra suôn sẻ đó là nhân sự. Nhân sự ở đây bao gồm những bộ phận, phòng ban phụ trách việc tổ chức sự kiện (bộ phận lễ tân, phụ trách sân khấu, phụ trách âm thanh – ánh sáng,…), các tình nguyện viên (nếu có). Cần phải sắp xếp nhân sự đầy đủ cho việc tổ chức sự kiện; phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận; đảm bảo các bộ phận phải phối hợp với nhau ăn ý, hiệu quả trước trong và sau khi sự kiện diễn ra. Nhân sự được ví như là trái tim của sự kiện chính vì thế mà công ty luôn chú ý trong công tác chuẩn bị nhân sự.

3. Phát thiệp mời cho sự kiện – Tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng 

Tổ chức sự kiện

Công việc tiếp theo là phát thiệp mời cho sự kiện. Nội dung trong thiệp mời phải đầy đủ các thông tin về thời gian, địa điểm tổ chức, mục đích của sự kiện, các yêu cầu về nội quy, trang phục,… Hình thức bên ngoài của thiệp mời cũng sẽ ảnh hưởng đến một phần quyết định có nên tham gia sự kiện hay không của khách mời. Một chiếc thiệp mời độc đáo, phù hợp với chủ đề của sự kiện cũng sẽ gây ấn tượng đối với khách mời, đây là cũng là một điểm cộng dành cho sự kiện. Nên thiệp mời mà công ty thiết kế luôn phù hợp với chủ đề của sự kiện.

4. Trang trí không gian sự kiện – Doanh nghiệp tổ chức sự kiện chất lượng

Tổ chức sự kiện

Không gian tổ chức chính là thứ sẽ gây ấn tượng mạnh mẽ nhất cho khách mời. Vì vậy khi trang trí không gian sự kiện đội ngũ nhân viên của công ty sự kiện đặc biệt chú ý đến vấn đề này. Cần phải trang trí không gian tổ chức phù hợp với chủ đề của sự kiện, phù hợp với mục đích tổ chức sự kiện. Việc trang trí không gian sự kiện bao gồm những thứ cơ bản như: trang trí sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, hệ thống màn hình, trang trí ở cổng vào, ở khu vực ngồi của khách,…

5. Chạy thử toàn bộ chương trình của sự kiện

Tổ chức sự kiện

Sau khi đã hoàn tất khâu chuẩn bị, công việc cuối cùng đó là chạy thử toàn bộ chương trình của sự kiện. Việc chạy thử chương trình rất quan trọng, quá trình chạy thử sẽ giúp phát hiện ra những thiếu sót trong khâu chuẩn bị, những lỗi kĩ thuật liên quan đến âm thanh – ánh sáng,… để có thể khắc phục trước khi sự kiện chính thức diễn ra.

6. Tiến hành sự kiện – Công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Đà Nẵng 

Tổ chức sự kiện

Hãy tiến hành sự kiện như đã lên kế hoạch từ trước. Các nhà quản lý trong đơn vị tổ chức sự kiện cần phải giám sát chặt chẽ trong mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện. Phải luôn đảm bảo kiểm soát được các hoạt động đang diễn ra và sẵn sàng ứng biến kịp thời khi có sự cố xảy ra.

Trên đây là 6 bước cơ bản cần phải làm trong việc tổ chức sự kiện của TSK MEDIA. Hy vọng với quy trình vận hành chặt chẽ cộng thêm thái độ làm việc chuyên nghiệp và nghiêm túc, TSK sẽ mang đến cung cách phục vụ tốt nhất để nhận lại sự hài lòng tuyệt đối từ phía khách hàng. 

Call Now Button