NHỮNG RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN MÀ “ÔNG CHỦ” EVENT AGENCY NÀO CŨNG PHẢI NẮM

NHỮNG RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN MÀ “ÔNG CHỦ” EVENT AGENCY NÀO CŨNG PHẢI NẮM

Tổ chức sự kiện là hoạt động quảng bá, truyền thông cho sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp vô cùng hiệu quả, nó góp một phần thành công cho các chiến dịch truyền thông đồng thời đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với các khách hàng cũ và gia tăng khách hàng tiềm năng. Chính vì thế việc tổ chức một sự kiện thành công là vô cùng quan trọng. Để tổ chức một sự kiện thành công, ngoài một bản kể hoạch chặt chẽ, nhà tổ chức cần phải lưu ý những vấn đề sau.

1. Rủi ro về quy mô – Tổ chức sự kiện Đà Nẵng

Tổ chức sự kiện

Đây là vấn đề đầu tiên cần phải lưu ý vì đơn giản việc xác định quy mô sự kiện đóng một vai trò quan trọng trong các yếu tố về địa điểm tổ chức, âm thanh ánh sáng,… Việc xác định sai quy mô sự kiện sẽ phát sinh các vấn đề như quy mô chỗ ngồi nhỏ hơn so với khách tham gia, âm thanh ánh sáng không đủ so với quy mô sự kiện. Vì vậy cần phải nghiên cứu kĩ về quy mô của sự kiện trước khi lên kế hoạch cho việc tổ chức.

2. Rủi ro về địa điểm, thời gian tổ chức – Dịch vụ tổ chức sự kiện Đà Nẵng chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện

Lưu ý tiếp theo cho đơn vị tổ chức sự kiện đó là địa điểm nơi diễn ra sự kiện. Bạn cũng nên lưu ý đến yếu tố này. Vì nó cũng đóng một vai trò không hề nhỏ trong sự thành công của sự kiện. Khi chọn địa điểm cần phải chú ý đến các vấn đề về sức chứa của không gian, điều kiện giao thông, các dịch vụ đi kèm,… ngoài ra thì việc chọn không gian trong nhà hay ngoài trời cũng rất cần thiết. Hãy dự đoán xem tình hình thời tiết vào ngày diễn ra để xác định xem là nên tổ chức sự kiện ở trong nhà hay ngoài trời. Khi tổ chức cũng nên tính toán thời gian tổ chức sao cho hợp lý, đảm bảo được khách mời có thể tham gia đầy đủ.

3. Rủi ro về nhân sự – Đơn vị tổ chức sự kiện Đà Nẵng uy tín

Tổ chức sự kiện

Nhân sự cũng là yếu tố cần lưu ý khi tổ chức sự kiện dù đó là sự kiện lớn hay nhỏ. Nhân sự được ví như trái tim của sự kiện, nhân sự có tốt thì sự kiện mới diễn ra suông sẻ. Hệ thống nhân sự ở đây bao gồm:

  • Nhân sự nội bộ: đó là các bộ phận, phòng ban với nhau. Các bộ phận, phòng ban này đòi hỏi phải có một sự hợp tác chặt chẽ với nhau. Cần phải phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận, phòng ban, đảm bảo phải có sự đồng bộ, gắn kết giữa họ.
  • Cộng tác viên: Nếu một sự kiện được tổ chức có quy mô lớn, thì các phòng ban trong công ty sự kiện sẽ không đảm nhận được hết tất cả các công việc. Lúc này cần phải có sự hỗ trợ từ những cộng tác viên. Những vấn đề về cộng tác viên cũng là một yếu tố mà bạn nên lưu ý. Nếu số lượng cộng tác viên không đủ hoặc làm việc không tốt cũng sẽ gây ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện.

4. Rủi ro âm thanh, ánh sáng – Công ty tổ chức sự kiện 

Tổ chức sự kiện

Âm thanh, ánh sáng là một phần không thể thiếu của một sự kiện. Chính vì thế các vấn đề liên quan đến yếu tố này như: âm thanh không ổng định lúc to lúc nhỏ, ánh sáng chập chờn hay bóng đèn bị cháy hư hỏng,… Đều sẽ gây ảnh hưởng lớn đến sự kiện. Bạn cần phải kiểm tra thật kĩ các vấn đề này trước thời điểm diễn ra sự kiện, cần phải đảm bảo âm thanh luôn ổn định, trong trẻo, vừa nghe; ánh sáng phải phù hợp không gây khó chịu và phải đảm bảo tính thẩm mỹ, phù hợp với nội dung của sự kiện

5. Rủi ro với các đơn vị hợp tác bên ngoài – Tổ chức sự kiện trọn gói

Tổ chức sự kiện

Dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ bao gồm một số công việc có thể hợp tác hoặc thuê ngoài như chụp ảnh, quay phim,… Nên cũng cần phải quan tâm đến các đơn vị này để phối hợp hiệu quả nhất. Cần phải thống nhất với họ về thời gian làm việc, cách thức làm việc giữa 2 bên,… thống nhất với nhau những vấn đề này sẽ tránh được các vấn đề phát sinh trong thời gian làm việc đồng thời cũng làm cho sự kiện diễn ra suông sẻ hơn.

Các lưu ý trên thoạt nhìn thì có vẻ đơn giản nhưng chỉ cần không để ý hoặc bỏ qua thì khả năng cao sự kiện được tổ chức sẽ phát sinh nhiều vấn đề và rất dễ dẫn đến thất bại. Chính vì thế cần phải chú ý đến những lưu ý này để sự kiện diễn ra được suông sẻ và thành công nhất. 

Call Now Button