Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không ?

03 Th2

Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không ?

Tổ chức sự kiện đang ngày càng khẳng định vai trò chiến lược trong việc giới thiệu và quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm. Chính vì thế, các đơn vị là các doanh nghiệp, công ty, cửa hàng, cá nhân,… luôn tận dụng phương pháp tổ chức sự kiện là một phần trong định hướng phát triển vững chắc và uy tín.

Tổ chức sự kiện có rất nhiều vấn đề cần được thực hiện một cách cụ thể, chuyên nghiệp như: Nhân sự, dự toán, kế hoạch, đơn vị tổ chức, khâu quản lí, thiết bị, ý tưởng,…Trong đó, vấn đề xin giấy phép tổ chức là một trong những vẫn đề nhiều đơn vị băn khoăn: có cần thiết xin giấy phép tổ chức không ? sự kiện nào cần xin phép? Và phải xin giấy phép như thế nào?… Để giúp công việc này diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm thời gian, trong bài viết sau TSK Media sẽ giúp bạn  trả lời và giải quyết những vấn đề thắc mắc ngay sau đây.

1.Những sự kiện bắt buộc phải xin giấy phép tổ chức

Ngoại trừ các sự kiện mang tính chất gia đình, cá nhân, nhỏ như tiệc sinh nhật, tiệc liên hoan, tiệc vui chơi giải trí nội bộ,…Thì đa số các sự kiện mà doanh nghiệp, cửa hàng như: khai trương, khánh thành, động thổ – khởi công, sự kiện văn hóa giải trí, diễu hành – quảng cáo ngoài trời, hội thảo lớn,…đều bắt buộc phải xin giấy phép tổ chức đúng quy trình và đúng cơ quan có thẫm quyền.

2.Xin giấy phép tổ chức sự kiện ở đâu?

Như đặt vấn đề ở trên, mỗi sự kiện tùy thuộc vào tính chất của event, sự kiện mà bạn sẽ nộp hồ sơ để xin giấy phép tổ chức sự kiện ở các cơ quan đơn vị chuyên trách như: ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc tỉnh, cục biểu diễn nghệ thuật, sở văn hóa thể thao và du lịch.

Ví dụ:

– Khi bạn tổ chức trình diễn văn nghệ – văn hóa – giải trí với quy mô lớn bạn phải xin , cục biểu diễn nghệ thuật, sở văn hóa thể thao và du lịch.

– Nếu bạn tổ chức hội thảo, hội nghị có yếu tố khách mời là người nước ngoài thì bạn sẽ phải xin giấy phép ở sở ngoại vụ.

Xin giấy phép tổ chức tại đơn vị có thẫm quyền
Xin giấy phép tổ chức tại đơn vị có thẫm quyền

Trong trường hợp đi diễn ở nhiều tỉnh thì bạn chỉ cần xin phép ở một tỉnh, khi đến các tình thành khác chỉ cần trình ra giấy phép đó là được. Cần lưu ý rằng các giấy tờ đó phải được công chứng và ghi rõ ở nơi nhận.

Nếu có kèm theo chương trình khuyến mãi rút thăm trúng thưởng thi cần phải xin phép sở công thương, sự kiện mà có thêm giải đấu thì phải có công văn đứng tên cơ quan giải đấu, quyết định thành lập và hợp đồng.

3.Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

– Đơn xin phép tổ chức sự kiện do đơn vị xin phép đứng tên.

– Các tài liệu liên quan đến sự kiện như: kịch bản, danh sách đại biểu, khách mời, các bài phát biểu… các đại biểu tham dự, bải phát biểu, các tài liệu liên quan khác.

– Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức sự kiện cho khách hàng)

-Nếu có chương trình tổ chức sự kiện có rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương.

-Hợp đồng thuê địa điểm, nơi tổ chức chính xác và rõ ràng,…

-Nếu là các chương trình ca nhạc, biểu diễn nghệ thuật thì phải có giấy tờ xác nhận đã đóng tiền bản quyền.

-Nếu là chương trình giới thiệu sản phẩm thì cần nộp thêm giấy công bố chất lượng tiêu chuẩn của hàng hóa đó.

-Nếu là chương trình, sự kiện có bán vé thì cần ghi rõ và kê khai cả bảng giá.

4.Một số lưu ý về xin giấy cấp phép tổ chức sự kiện

– Chú ý thời gian tổ chức để xin phép đúng thời điểm và đúng lúc: thời hạn nộp hồ sơ xin giấy phép  mỗi loại hình sự kiện sẽ có thời gian tiếp nhận và trả hồ sơ khác nhau, đặc biệt phải lưu ý cả những ngày nghỉ lễ. Không được quá sớm, cũng không quá trể, thường là trước ngày tổ chức là 30 ngày.

Chú ý những điểm cần thiết để xin giấy phép đúng lúc - đúng nơi và đúng quy định
Chú ý những điểm cần thiết để xin giấy phép đúng lúc – đúng nơi và đúng quy định

– Cần tìm hiểu về quy cách làm việc của cơ quan tiếp nhận hồ sơ để tránh việc tốn thời gian và việc đi lại.

 – Nếu tổ chức ở các địa điểm liên quan đến vấn đề chính trị thì cần xin phép thêm những giấy tờ, thủ tục đặc biệt ở các địa phương hay sở ban ngành có liên quan.

– Không được tin vào những lời cam kết bằng miệng về việc bảo lãnh, bảo kê tổ chức sự kiện không cần giấy phép.

– Tìm hiểu về các quy định riêng liên quan tổ chức sự kiện ở địa phương mà mình sẽ đến.

– Ngay cả khi đã có giấy phép tổ chức sự kiện thì bạn cũng cần phải chú ý và tuân thủ đúng luật lệ, kĩ luật, vì chương trình  của bạn vẫn có khả năng bị hủy bỏ nếu gây nên tình trạng ách tắc giao thông, gây mất an ninh trật tự…

Để đối mặt với những vấn đề pháp lý trong tổ chức sự kiện là đối mặt với những thủ tục, giấy tờ cùng với những luật định riêng của từng Sở ban ngành, từng địa phương… đòi hỏi người tổ chức sự kiện cần phải thận trọng và am hiểu để tránh những sự cố không hay xảy ra cho sự kiện của mình. Tuy nhiên khi lựa chọn được đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn sẽ không còn lo lắng và băn khoăn về điều đó, bởi họ sẽ có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp giải quyết và tư vấn nhanh chóng cho bạn. TSK Media là một trong những đơn vị làm tốt sứ mệnh đó !

Nếu còn bất kì câu hỏi hay thắc mắc về quy trình tổ chức sự kiện thì bạn hãy liên hệ ngay với TSK Media theo các số hotline. Và thường xuyên theo dõi website, fanpage chính thức của công ty để cập nhật thêm nhiều thông tin hay kinh nghiệm tổ chức event khác.

Để nhận Báo giá và xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng – TSK Media uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp

Hotline: 0931 9999 29 (A. Thiện)

Fanpage: https://www.facebook.com/tskmediadanang/

Call Now Button